Cuando no nos esforzamos por desarrollar hábitos dentro de nuestra cotidianidad, ni tampoco tratamos de crear rutinas a través de las cuales podamos mantenernos enfocados en aquellas tareas que no podemos darnos el lujo de descuidar (y que debemos estar haciendo dentro del orden diario, semanal, mensual, etc), es fácil que los afanes y los imprevistos que surjan en el día a día, terminen controlando nuestra agenda y nos lleven con el tiempo a perder el foco y a cometer descuidos, haciendo que el desorden y la falta de claridad se hagan con el control de nuestras vidas en el trabajo.
Pero aparte de lo anterior, dejarnos llevar por los afanes y las eventualidades que ocurren a diario puede ser peligroso en el sentido que pueden acaparar nuestra atención y llevarnos al punto de dedicar menos tiempo a planear y prever situaciones que pueden afectarnos en el mediano y largo plazo, y a no dedicar tiempo a realizar cosas como las tres que tratamos en este artículo, aún cuando podrían por ejemplo ayudarnos a ser más productivos y a hacer un mejor trabajo.
De este modo teniendo en cuenta los problemas que los afanes que se producen a diario en el trabajo pueden traernos, y sobre todo el daño que pueden hacernos cuando nos llevan a descuidar otras tareas y actividades que debemos realizar en nuestra cotidianidad o con cierta periodicidad, es necesario crear rutinas para evitar que estos terminen controlando nuestro tiempo, y destinar unas horas para pensar cómo podemos abordar mejor nuestras tareas cotidianas.
Para no ir muy lejos y ver cómo puede llegarnos a afectar este tema, es probable que a causa de los afanes y los imprevistos que surgen a diario, no estemos realizando alguna de las tareas que mencionamos a continuación.
Crear plantillas de mensajes en los correos
Usualmente como parte de nuestro trabajo solemos enviar y responder correos que salvo el nombre de la persona a quien se envía o algún otro dato que puede variar dependiendo el destinatario, conservan en sí la misma estructura y el mismo contenido que generalmente se envía a quienes hacen un determinado tipo de solicitud o tienen algún tipo de requerimiento tanto al interior de la empresa como a nivel de proveedores o clientes.
Sin embargo aun cuando muchos somos conscientes que la mayoría de clientes de correo, incluyendo dentro de ellos algunos de los más importantes como es el caso de Outlook o Gmail cuentan con la función de insertar mensajes o respuestas predeterminadas, a veces preferimos escribir una y otra vez el mismo correo o la misma respuesta con ciertas variaciones en el contenido, en lugar de crear una plantilla que podamos usar en todos los casos y a la que sólo haya que modificarle los campos necesarios y como máximo hacerle uno que otro ajuste para adaptarlo a una persona o destinatario en concreto.
De modo que para sacar provecho de esta funcionalidad, nada mejor que ver entre los distintos tipos de correo que recibimos cuáles son aquellos que pueden permitirnos crear este tipo de respuestas para ahorrar tiempo y en esencia ser más productivos.
Las siguientes imágenes muestran cómo puede crear este tipo de mensajes en Gmail. Mientras tanto en este enlace puede conocer cómo hacer lo mismo en el caso de Outlook.
Respuestas predeterminadas en Gmail
Apuntar o tomar nota de cosas importantes
Bien sea que se trate de un evento o algo importante que debemos recordar, tomar nota o usar una aplicación para que no se nos olvide ninguna tarea, cita o cuestión que debemos tener presente, es fundamental para no dejar nada al azar y estar al tanto siempre de cada uno de nuestros compromisos evitando que cualquier cosa pueda tomarnos por sorpresa.
Sin embargo a pesar de que muchos somos conscientes de la importancia que reviste este tema, y de que hoy existen cientos o miles de aplicaciones para crear recordatorios, alarmas, listas de pendientes y calendarios, todavía nos cuesta desarrollar el hábito de apuntar aquellas cosas que debemos tener presentes, a menudo fiándonos de nuestra memoria o incluso dejando esto para luego, en buena parte debido a los afanes o al hecho de estar haciendo otras cosas en un momento dado.
Como resultado de lo anterior, es normal que en medio de tantas distracciones terminemos olvidando cosas que pueden hacernos pasar por serias dificultades o hacer que incumplamos algún compromiso, solo por no hacer algo tan simple como tomarnos unos breves instantes para apuntar en una libreta o aplicación algo que puede evitarnos tener dolores de cabeza más adelante.
Tomarse el tiempo para ordenar la bandeja de entrada del correo
Este es un oficio que normalmente se hace bien en principio y algo a lo que también inicialmente se le suele dedicar el tiempo necesario a diario. No obstante lograr que este hábito se mantenga en el tiempo puede ser difícil en la medida que los afanes y otras cuestiones más importantes pueden hacer que fácilmente pase a un segundo plano cuando no tenemos la disciplina suficiente de ceñirnos a una rutina, haciendo que como resultado sólo sea cuestión de tiempo para que nuestra bandeja de entrada empiece a mostrar signos de dejadez y abandono.
Como consecuencia de lo anterior, no es raro empezar a tener dificultades al intentarse encontrar documentos o tratar de hacer seguimiento a conversaciones.
Adicionalmente el no tener organizada de una forma adecuada la bandeja de entrada puede hacer que se nos empiecen a salir de las manos cosas que pueden impactar negativamente en nuestra productividad y afectar el óptimo desempeño de nuestras actividades.
Ahora bien, además de archivar los mensajes en carpetas y agruparlos dependiendo diferentes criterios, para evitar estos inconvenientes debemos tener en cuenta que los clientes de correo como es el caso de Outlook o Gmail cuentan con otras funcionalidades que nos pueden hacer más fácil esta tarea como lo es la de crear reglas de acciones personalizadas en el caso de Outlook, o la de crear normas para filtrar los correos electrónicos en el caso de Gmail. A través de estas podemos establecer diferentes criterios para hacer que los correos procedentes de determinados destinatarios automáticamente lleguen a una carpeta determinada, o que asimismo lo hagan aquellos que incluyen ciertas palabras en el asunto o cuerpo de los emails, los que contienen archivos adjuntos, etc.
De igual forma otra opción que puede resultarnos muy útil en este sentido, es la de crear y asignar categorías de color para los correos. Por ejemplo basándonos en el tradicional código de semáforo, podemos usar el rojo para los mensaje urgentes, amarillo para los que pueden esperar y verde para aquellos a los que ya hemos respondido.
En conclusión
A menos que dedique tiempo para realizar tareas que normalmente necesita llevar a cabo en su día a día y que también pueden ayudarle a mejorar su productividad, es posible que los afanes y los imprevistos que surjan eventualmente puedan empezarle a impedir que las realice de forma satisfactoria y hacer que como resultado empiece a descuidar con el tiempo cosas que afecten el óptimo desempeño de sus actividades.
Pero no sólo es importante sacar tiempo para realizar todas las actividades que se consideren necesarias aparte de aquellas que podríamos considerar como las más urgentes. Aparte de esto, el desarrollar sólidos hábitos, de la mano con la disciplina que tengamos para mantenerlos en el tiempo y el crear rutinas que nos ayuden a mantenernos enfocados en aquellas cosas que debemos hacer regularmente, pueden ayudarnos a tener el control sobre nuestra agenda y elevar nuestra productividad a niveles insospechados.
