5 aplicaciones indispensables para ser más productivo

 Aplicaciones para productividadPosiblemente usted es amante de leer su correo electrónico desde el tradicional Outlook y cuando se trata de realizar trabajo de manera colaborativa, aún tiene carpetas compartidas en su PC a la cuales pueden ingresar los compañeros de trabajo involucrados en aquel proyecto. Deténgase y recuerde ¿Quién ha quedado con la memoria USB después de la reunión?

Realidad o no, un alto porcentaje de las empresas aún viven sumergidas en los abismos de la improductividad: archivos perdidos, copias de copias sin saber cuál es la última versión, correos con mensajes súper importantes como “Ok, recibido” y cientos de mensajes ocupando espacio en las bandejas de entrada son la constante en el camino hacia la mencionada digitalización de los negocios.

Si desea alejarse de ese panorama caótico es importante que conozca, compare, analice y adopte algunas por no decir todas las siguientes aplicaciones que le pueden ayudar en el día a día de su empresa.

1. Google Drive

Dígale adiós al conocido CTRL + G para guardar antes que suceda un fallo de energía eléctrica. Con Google Drive su empresa puede elaborar documentos al mejor estilo de Word, trabajar con hojas de cálculo sin depender de Excel e inclusive organizar sus Presentaciones sin preocuparse por el manejo de la más reciente versión de Power Point.

Todo está en la nube, sin miedo a perder información y con grandes ventajas como la posibilidad de trabajar con varias personas y al tiempo en un mismo documento. Ahora si cree que 15 GB es muy poco espacio para almacenar sus archivos, puede contratar todo el espacio de almacenamiento que desee por un precio muy económico. (Ver Google Drive)

2. Zoom

¿Necesita reunirse con clientes o con su equipo de trabajo de manera frecuente? Posiblemente conozca los Hangout de Google Plus (que por cierto son excelentes), pero solamente permiten 9 personas en sala, requieren una muy buena conexión a Internet y con seguridad no le convence su disponibilidad y facilidad de uso. Por su parte lleva años tratando de terminar exitosamente esa video llamada por Skype pero no ha sido posible ¿cierto? Pues Zoom es una alternativa novedosa, eficiente y con mayores prestaciones que cualquier otra plataforma.

En Zoom puede realizar video conferencias de hasta 25 participantes, puede enviar links a través del chat, compartir pantalla desde su iPhone o iPad y grabar toda la reunión, entre muchas otras funciones. Nota: Dicen que es más potente que Go To Webinar! (Ver Zoom).

3. Evernote

Me sorprende cómo una aplicación básica para tomar notas y organizarlas en libretas se ha convertido en todo un escenario de productividad. Evernote permite gestionar de forma colaborativa un proyecto documental o de contenidos. Sea que necesite vincular apartes de sitios web, compartir libretas, escanear documentos, establecer recordatorios, etc. Es la mano derecha que siempre le acompañará en el Smartphone o en el PC de Escritorio. Si desea hacer una lista de verificación, tomar apuntes de alguna reunión, grabar una nota de voz o sencillamente escribir a mano alzada, Evernote es la solución. (Ver Evernote)

4. Rescue Time

¿Piensa que las horas del día pasan y no sabe en que ha invertido su tiempo? Esta aplicación brinda a los usuarios un verdadero feedback acerca de lo sucedido en un periodo de tiempo. Reciba después de una semana el análisis sobre cuando tiempo ha gastado en las redes sociales o en determinado sitio web. Rescue Time monitorea su actividad tras bambalinas para entregarle una radiografía de su comportamiento.

Le puedo comentar que los resultados son sorprendentes, con dificultad somos conscientes del tiempo perdido en tareas y hábitos no productivos. Así que lo invito a encontrar el balance entre trabajo y vida como dice su eslogan. (Ver Rescue Time).

5. 1Password

La seguridad es un aspecto de vital importancia en las organizaciones. ¿Cuántos servicios y aplicaciones frecuenta a diario? Son decenas de contraseñas que usted debe gestionar, a no ser que quiera exponerse a un ataque por exceso de confianza al definir sus passwords. 1Password es una solución que le brinda la opción de contar con una contraseña maestra que a su vez es la puerta de entrada a su perfil donde puede generar y gestionar contraseñas distintas que ni usted mismo tiene por qué recordarlas. Deje que 1Password lo haga por usted. (Vea 1Password).

Finalmente tenga presente que la tecnología ha traído una nueva dinámica a las organizaciones, aprovecharla de manera eficiente es tarea de usted y su equipo de colaboradores.

Rodolfo Buitrago - MasClientesAcerca de Rodolfo Buitrago

Consultor de Marketing  Online. Director de MasClientes, Agencia de Inbound Marketing en la ciudad de Cali, Colombia. Docente Universitario. Conferencista. Ingeniero. Especialista en Auditoría de Sistemas.

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