El método Kaizen: qué es y por qué debería aplicarlo cualquier empresa

Aunque originalmente surgió como una forma de sacar adelante la industria en un país devastado por la segunda guerra mundial como lo fue Japón a mediados del siglo XX que terminó siendo ampliamente acogida por los habitantes del país oriental y su cultura, el método Kaizen ha trascendido hasta nuestros días como uno de los enfoques más potentes quizás con que cuenta cualquier organización de realizar cambios profundos y significativos que le ayuden a mejorar y a superarse en distintos aspectos.

Habiendo probado su efectividad en cientos de compañías como un mecanismo especialmente utilizado para alcanzar altos estándares de calidad y lograr mayores niveles de eficiencia a nivel operativo (además de haber sido una de las claves para que Japón llegara a convertirse en una de las principales economías a nivel mundial), el método Kaizen resulta aún más sorprendente y llamativo si tenemos en cuenta que se basa en un principio simple y a su vez muy práctico.

Mientras tanto en las organizaciones y en nuestra vida muchos pretendemos abordar cualquier situación que nos implique realizar un gran cambio o mejora de forma radical (es decir, llevando a cabo de entrada todas las acciones que se requieran poner en marcha para lograrlo), el método Kaizen plantea conseguir esto a través de pequeños pasos que hechos en forma gradual, pueden llevarnos con el tiempo a alcanzar cualquier cosa que nos propongamos y a llevar a la perfección si es preciso todo aquello que deseemos mejorar. 

El método Kaizen, una de las mejores opciones con que cuentan las empresas para lograr mejorar los niveles de competitividad

Al aprovechar los recursos existentes y el capital humano con que cuenta una empresa, el método Kaizen o el proceso de mejora continua como tradicionalmente se le conoce en español, no necesariamente requiere que estas realicen grandes inversiones en tecnología e innovación para lograr mejoras significativas dentro de sus procesos como normalmente se suele pensar. 

En la mayoría de los casos el aprovechar el conocimiento y la experiencia que tienen los empleados dentro de sus respectivos oficios puede ser suficiente para que asimismo estos puedan identificar oportunidades de mejora y contribuir a hacer más eficientes los procesos poniendo en conocimiento de los encargados de cada área y de la dirección aquellas actividades que no generan valor.

No obstante para que esto suceda se necesita de la participación activa y el involucramiento de todo el personal para poder aplicar efectivamente este método.

Y para ello el rol de la dirección juega un papel vital toda vez que esta debe encargarse de crear una cultura que permita tener en cuenta los aportes de los empleados en cada una de las distintas áreas, y asegurarse de crear escenarios de participación a través de los cuales estos sientan que sus sugerencias son altamente valoradas pero sobre todo tenidas en cuenta para mejorar los procesos. 

Solo de esta forma es posible que a través de este método las empresas alcancen importantes niveles de competitividad y mejoren sus estándares para lograr mayores niveles de eficiencia que reduzcan al mínimo los desperdicios (aquello que dentro del kaizen se conoce como muda).

Beneficios

Al apalancarse en el capital intelectual de las personas y usar los recursos disponibles con que cuentan las empresas, uno de los principales beneficios del método Kaizen es el de lograr grandes mejoras en los procesos con una inversión mínima.

Adicionalmente al posibilitar el involucramiento tanto del personal administrativo como operativo en los procesos de mejora, permite que esta evolucione continuamente en todos los niveles, lo que al final permite reducir al máximo o incluso eliminar del todo aquellas actividades que no generan valor y crean desperdicios, sea que se produzcan estos por cuestiones relacionadas con sobreproducción, defectos, esperas, sobreprocesos, inventarios, o movimientos innecesarios de las personas en el lugar de trabajo que se pueden producir por la falta de orden.

Como resultado de lo anterior se pueden desprender otros importantes beneficios como lograr reducir considerablemente los costos, mejorar notablemente la calidad de los productos, o entregar un mejor servicio a los clientes, entre muchos otros.

Cómo implementarlo

Como ya lo habíamos mencionado anteriormente, el método Kaizen requiere principalmente del compromiso de la dirección para lograrlo implementar en toda la organización y en cada una de sus áreas. 

Además de esto y la apertura al cambio que se requiere que haya en las organizaciones, existen diferentes métodos que se pueden usar en las empresas para llevarlo a la práctica. Entre ellos el ciclo PDCA (Plan, Do, Check y Act: Planear, Hacer, Comprobar y Actuar), es uno de los más conocidos.

A grandes rasgos consiste en plantear y poner a prueba una hipótesis a través de un experimento para determinar su validez. Para entender mejor de que se trata a continuación mencionamos cada uno de los pasos que comprende:

1. Planear

Partiendo de la situación actual de la empresa se debe determinar un objeto de mejora y al mismo tiempo se deben plantear unos objetivos.

2. Hacer 

De acuerdo al lo planteado en el primer punto, se deben establecer aquellas acciones que en teoría van a permitir alcanzar los objetivos planteados y asimismo ponerlas en marcha.

3. Comprobar

Aquí se deben analizar los resultados obtenidos con la implementación de las acciones que se determinaron en el anterior punto y contrastarlos con los datos que se tenían antes de poner en marcha las acciones. 

En otras palabras aquí se deben comprobar que se estén alcanzando los resultados esperados para seguir con el siguiente punto o volver nuevamente al anterior para definir nuevas acciones que nos permitan alcanzar los objetivos en caso que las que tomamos en primera instancia no hayan dado resultado. 

4. Actuar

Si efectivamente las acciones que tomamos lograron cumplir con los objetivos, acá debemos proceder a estandarizarlas para lograr asentarlas dentro de los procesos. No obstante dado que se trata de un proceso de mejora continua, cada acción o conjunto de nuevas acciones que se tomen dejarán campo para pensar qué se puede hacer mejor la próxima vez. De esta manera el ciclo se vuelve a repetir hasta reducir al mínimo o eliminar si es posible cualquier desperdicio o actividad innecesaria que no genere valor dentro del proceso.

Todo lo anterior debe realizarse teniendo en cuenta que los cambios y las mejoras en los procesos deben irse haciendo de forma leve y gradual. 

En el momento en que pretendamos conseguir objetivos demasiado ambiciosos de la noche a la mañana no sólo es poco probable que estemos poco preparados para conseguirlos sino que también dejaremos de aplicar el famoso método. 

En conclusión

Alcanzar altos niveles de competitividad y lograr mejorar significativas en los procesos son algunas de las principales tareas que se debe proponer cualquier negocio. Y para lograrlo el método Kaizen es una de las mejores alternativas con que pueden contar en tanto que les permite lograr esto con una mínima inversión y aprovechando el recurso existente.