A pesar de que hoy en día existen una variedad de publicaciones más allá de los medios impresos gracias a internet, y que incluso toda empresa está en condiciones de crear sus propios canales de difusión para llegar a su audiencia sin que ello le represente mayores inconvenientes (más allá del esfuerzo y lo que esté dispuesta a invertir en ello), no podemos desconocer que los medios tradicionales todavía juegan un papel importante actualmente, y menos aún, negar que todavía siguen ejerciendo una influencia notable en la opinión pública, aparte que para las marcas aparecer en ellos y obtener menciones de su parte les genera credibilidad (además de favorecer su imagen).
No obstante, aun cuando más allá de los medios tradicionales existen hoy en día una inmensa cantidad de sitios, en los que las empresas pueden publicar información de interés y difundir toda clase de contenido empezando por su propio blog y sus propias comunidades, conseguir cobertura por parte de los medios todavía puede llegar a ser tan demandante como lo era hasta antes de que internet apareciera en escena. Esto porque también los medios se han empezado a nutrir del inmenso torrente de información que se ha producido y se sigue produciendo año a año en la web.
De modo que sabiendo que el comunicado o nota de prensa ha sido por excelencia una de las formas de llamar la atención de los medios por largos años, y que todavía continúa vigente, en este artículo damos algunas recomendaciones para que estas efectivamente logren cumplir con su función, y esto a su vez le permita conseguir otras cosas importantes como dar una difusión mucho más amplia a diferentes temas claves relacionados con su negocio; darse a conocer y alcanzar importantes niveles visibilidad, así como construir credibilidad y mantener una buena imagen y reputación frente a las personas.
Las siguientes son algunas de ellas.
Use las notas de prensa sólo para tratar temas clave
Aunque sólo deben usarse para tratar temas relevantes, y que sobre todo sean de interés para las audiencias de los medios a quienes les son enviadas, muchas empresas pueden caer en el error de querer usar notas de prensa para contar todo tipo de cosas, muchas de las cuales pueden no interesarle a nadie, aparte de las mismas empresas que los envían.
Por esa razón, a menos que se tenga algo importante para decir, y el contenido de la nota sea relevante para la audiencia del medio que nos interesa que la publique, es mejor abstenerse de enviar cualquier cosa en la medida que esto sólo hará que los periodistas no nos vean como una buena fuente de información, lo cual a futuro puede dificultar aún más las posibilidades de que estos nos brinden alguna clase de cobertura.
Use títulos llamativos
Si bien como decíamos parte del éxito de un comunicado de prensa depende en buena medida de qué tanta afinidad tenga el tema tratado dentro del mismo, con los intereses de la audiencia a la que nos brinda acceso el medio o los medios (en caso que sean varios a los que queremos enviarlo), otro factor que puede llegar a influir en gran manera en su éxito es el título.
Teniendo en cuenta que los periodistas reciben una gran cantidad de correos a diario, y que no sólo no tienen tiempo de sentarse a leer detalladamente cada uno de los correos que llegan a su bandeja de entrada, sino que además hay muchos que ni siquiera llegan a ver, el título indudablemente se convierte en un elemento vital para lograr llamar su atención, y conseguir que lean la información que les enviamos en nuestra nota. De este modo, sabiendo que dentro de la nota de prensa el título es uno de los elementos más importantes (por no decir el más importante), invertir el tiempo que sea necesario para crear uno que sea suficientemente atractivo vale la pena.
La nota de prensa debe hacerle la vida más fácil a los periodistas (no complicársela)
Aún cuando logremos llamar la atención de los periodistas con un título atractivo y la información que incluyamos dentro del comunicado les resulta interesante, si olvidamos anexar información o incluir enlaces que permitan a estos complementar la información presentada en el comunicado, podemos correr el riesgo de que este sea descartado, y más aún si no se incluye la información de un contacto dentro de la empresa a quien los periodistas puedan dirigirse en caso tal que requieran ampliar la información, o por ejemplo quieran hacer una entrevista.
En este sentido otro aspecto que debemos tener en cuenta, es incluir (además de los anexos que consideremos necesarios con su nombre claro), el comunicado de prensa en archivos .doc y .pdf, toda vez que esto es algo que se acostumbra hacer con el fin de facilitarles el trabajo a estos profesionales de la comunicación.
Evite usar tecnicismos
Incluso en el caso que se tratara de una publicación altamente especializada, el usar un lenguaje claro y fácil de entender puede representarle una ventaja, y con mayor razón si estuviéramos hablando de un medio con una orientación mucho más general en cuanto a los temas que trata. De esta forma mientras más simples y sencillas sean las palabras que incluyamos en el comunicado, y menos esfuerzo tenga que hacer el periodista para entender la información que en él se incluye, mayores las probabilidades que este logre tener éxito.
Desarrolle relaciones con periodistas clave
Así como difícilmente una persona puede llegar a convertirse en cliente sin antes haber pasado por un proceso previo de conocimiento y generación de confianza, algo similar puede pasar en el caso de los periodistas: a menos que previamente tratemos de establecer vínculos con aquellos a los que nos interesa dirigirnos, lograr que estos le brinden atención a nuestros comunicados y nos den cobertura puede ser una tarea bastante compleja.
Afortunadamente hoy en día gracias a las redes sociales, conseguir cosas como estas no revisten mayores dificultades.
Por ejemplo, aparte de tener una lista con cada uno de los periodistas a los que le interesaría dirigirse y seguirlos en redes como Twitter y Facebook, el enviarles información valiosa que encuentre en la web, y comentar sus publicaciones eventualmente (sin llegar tampoco al extremo de saturar a la persona), puede ser una buena forma de empezar a cultivar una relación con ellos.
Esto además de ayudarle a ser percibido como alguien confiable y a que con el tiempo los periodistas lo conozcan, puede ser muy útil a la hora de dirigirse a ellos y tener éxito con sus comunicados.
Haga que sus notas de prensa sean claras y concisas
Generalmente la extensión de una nota de prensa no debe ser superior a una hoja en tanto que es un documento que busca principalmente llamar la atención de los periodistas y por sobre todo despertar su interés. Por tanto este debe tratarse como una especie de abrebocas que deje a los periodistas con ganas de saber más sobre el tema que trate, y animarlos a consultar fuentes complementarias, enlaces y anexos que envíe junto con el documento, en lugar de excederse con un texto denso que posiblemente los periodistas nunca lleguen a leer.
Adicional a esto y como todo informe de carácter periodístico e informativo, el comunicado debe responder dentro del primer párrafo al qué, cómo, dónde, por qué y para qué del asunto o tema a tratar.
Cuidar la redacción y ortografía
Finalmente antes de enviar sus comunicados, verifique muy bien que no hayan errores de ortografía, y asimismo que el documento tenga una buena puntuación para evitar que un descuido de este tipo lo haga ver poco profesional, además de hacer que los periodistas lleguen a descartar sus comunicados.
En conclusión
Pese a la gran cantidad de publicaciones y canales que internet ha puesto a disposición de las empresas para dirigirse a sus audiencias, para estas los medios tradicionales todavía siguen siendo fundamentales en tanto pueden ayudarles a conseguir objetivos importantes. Y teniendo en cuenta que no hay mejor forma de llegar a ellos que mediante las notas de prensa, a través de algunas recomendaciones como las que hemos dado en este post, pueden conseguirlo.
