5 errores comunes de comunicación en las empresas

En este artículo te mostramos 5 errores comunes de comunicación en las empresas. Es muy importante intentar subsanarlos desde el primer momento para que en el entorno empresarial o laboral tengamos más fluidez con compañeros y nuestros jefes o empleados.

Error No. 1 – Entrega de malas noticias por correo electrónico

¿Debes anunciar despidos a tu equipo por correo electrónico o por mensajería instantánea? Si la respuesta es sí, puedes llegar a molestar a muchas personas. El problema es que este tipo de canales de comunicación no nos permiten suavizar mensajes difíciles ya que no contamos con señales no verbales, esto no nos permite hacer frente a emociones intensas.

Si vas a dar malas noticias es mejor hacerlo en persona, debes pensar cuidadosamente acerca de como hacer esto con sensibilidad para que se pueda transmitir un mensaje y minimizar al máximo el malestar que este pueda ocasionar.

Cuando entregues un mensaje difícil personalmente, puedes fácilmente recoger las señales de si la persona ha entendido mal tu mensaje, o si ha tomado la información particularmente mal. A continuación lo que debes hacer es tomar medidas para aclarar tu mensaje, y así ayudar a la persona a que lidie con esa noticia difícil.

Error No. 2 – No ser asertivo

Asertividad es poder explicar eficazmente lo que necesitamos, pero teniendo siempre en cuenta los deseos y necesidades de los demás. No siempre se puede conseguir el camino correcto cuando eres asertivo, pero se tiene siempre la oportunidad de hacer mejor las cosas, o incluso llegar a un compromiso porque has sido claro acerca de tus necesidades. Para mejorar tu asertividad puedes tomar un entrenamiento en línea para mejorar tus habilidades y llevar esto a la práctica con mayor facilidad.

Asertividad también significa saber decir “no”, cuando se considera necesario. Puede buscar artículos en Aula Interactiva que le ayudarán a rechazar solicitudes con suavidad pero con firmeza para mantener buenas relaciones. 

Error No. 3 – Reacción negativa

¿Alguna vez le has gritado a un colega debido a la frustración? O ¿Has enviado una respuesta muy escueta a un correo electrónico sin pensar en su punto medio? Quizá tu respuesta sea sí, esto porque has reaccionado emocionalmente, en lugar de responder con calma.

Este tipo de reacción emocional puede dañar tu reputación, puedes llegar a molestar a las personas con tus fuertes emociones, esto dará la impresión de que te falta autocontrol e inteligencia emocional. Puedes leer nuestros artículos sobre el manejo de las emociones en el trabajo y obtener consejos sobre cómo mantener tus reacciones bajo control.

Error No. 4 – No prepararse a fondo

Presentaciones mal preparadas o correos electrónicos y mensajes escritos ineficazmente frustran a tu audiencia y con el tiempo esto dañará tu reputación. Es por esto que es esencial preparar y planificar tus comunicaciones con cuidado.

En primer lugar debes dejar un tiempo para preparar a fondo lo que vas a comunicar. Puedes hacer uso de algunas herramientas como el Triángulo de Retórica y Secuencias de Motivación de Monroe. Al usar herramientas puedes crear un mensaje creíble, inteligente y convincente que apela a las emociones de tu público.

También debes tener un tiempo especialmente para corregir, para encontrar imágenes y también para comprobar que los documentos son compatibles con el software de tu audiencia. Entonces, si estás entregando un discurso o presentación, ensaya lo más que puedas de manera que haya buena fluidez y te sientas inspirado.

Error No. 5 – No mantener una mente abierta en cuanto a conocer gente nueva

Los actuales lugares de trabajo son como un crisol de etnias, religiones, edades, orientaciones sexuales, habilidades y puntos de vista. Estas diferencias crean un rico tapiz de experiencias y opiniones que mejoran en gran medida nuestras vidas.

Sin embargo, muchas veces resulta tentador comenzar a estereotipar a los nuevos colegas o clientes, o hacer suposiciones acerca de ellos basándote nada más en pequeños fragmentos de información. En especial si no has tenido suficiente tiempo para llegar a conocerlos bien. Hacer suposiciones inhiben la comunicación abierta, porque no estarías considerando la forma única e individual de las otras personas, atendiendo a su personalidad y las experiencias de los demás. Y esto con el tiempo puede poner en peligro tu relación con ellos.

Entonces, lo mejor es que te tomes el tiempo de escuchar a las nuevas personas que conozcas en el trabajo, dales espacio para que puedan hablar sobre sus puntos de vista y date el tiempo para comprenderlos.

También algo importante, es que aprendas a manejar las diferencias culturales, de modo que puedas tomar las necesidades y expectativas de cada persona en consideración. Por ejemplo, si trabajas mucho con gente del extranjero, explora la idea de la inteligencia cultural, de modo que puedas comenzar a adaptar tu comportamiento cuando te encuentres en medio de personas de una cultura diferente a la tuya.

Acerca de Carlos del Castillo

Graduado Superior en Ciencias Empresariales Internacionales (ADE) por la Universidad Pontificia Comillas en Madrid, programa Dual en ‘Internacional Business Management’ por la ‘European School of Business’ Reutlingen en Alemania. Tiene más de 10 años de experiencia laboral en puestos de Project Manager y Account Manager. Carlos es socio fundador y CEO de aulainteractiva.org, portal de coaching que ofrece herramientas MBA de forma online.