8 formas de usar Evernote y organizar todo en un solo lugar

Cada vez que utilizo Evernote pienso qué haría sin él. La razón es que pasó de ser una aplicación más en la lista de utilidades y herramientas en mi computador, a convertirse en un asistente personal del cual descubro cada día más funcionalidades.

Hace 5 años comencé con su versión de escritorio y rápidamente fui destinándolo al almacenamiento de notas, similar a  tener un procesador de texto como Word, pero en una versión básica sin la necesidad de guardar el archivo y desde luego eliminando el riesgo de perder lo que he digitado.

Su capacidad de sincronización es fenomenal y ahora desde mi teléfono accedo de la misma forma a cada una de sus opciones. Los siguientes son algunos usos de Evernote para los cuales me ha resultado muy útil esta herramienta de productividad, los cuales seguramente le servirán también a usted para apoyar su actividad diaria:

1. Lo he utilizado como agenda de contactos. Sobre todo para tener a la mano los datos de médicos y especialistas. Cada vez que necesitamos reservar una cita no recordamos ni el nombre y menos el teléfono de ese profesional; así que abrí una libreta especialmente destinada para tal fin.

2. La información importante pero de uso no frecuente siempre está ahí. Cada año utilizamos cierto tipo de información que no siempre recordamos. Por ejemplo cada año necesitamos pagar impuestos y para esto requerimos información catastral, códigos, números de matrícula y qué decir de la información de nuestro vehículo. Perdemos tiempo valioso buscando esos datos tan importantes pero que no los usamos con frecuencia.

3. Es un repositorio excelente para suscripciones. Seguramente se ha suscrito a boletines de gran interés y de los cuales no desea perder ninguna publicación. En este caso la alternativa común es utilizar su cuenta de correo para registrarse, y con seguridad su bandeja de entrada en el correo estará llena de correos personales, promociones, suscripciones, etc. Finalmente no encuentra nada con facilidad. Evernote le proporciona una forma sencilla de llevar esos boletines de suscripción directamente a una libreta y no a su correo donde tiene tanto por revisar. En la sección Información de la cuenta, usted dispone de una dirección de correo similar a la siguiente [email protected]. Esta es la cuenta que podrá usar para suscribirse a los boletines de su interés y llegarán a un solo lugar.

4. Necesita guardar una imagen de forma rápida? Evernote es su destino perfecto. Bien sea que requiera escanear un documento o tomar una imagen en la calle, en una feria, en una presentación de productos por parte de su proveedor, la mejor manera de almacenarlo es llevarlo directamente a Evernote. Nuestro teléfono está colmado de fotografías familiares y toda suerte de imágenes que hacen difícil su búsqueda, así que contar con esa fotografía en el lugar donde tienen que estar (al lado de precios, nombres y otros datos propios de una reunión de negocios) es sencillamente genial.

5. No todo el trabajo lo tiene que hacer usted mismo. Evernote permite trabajar de manera colaborativa. Otras personas de su equipo de trabajo pueden acceder a libretas o notas compartidas haciendo más fácil el trabajo. Piense que su asistente organiza constantemente en su libreta de actividades pendientes aquellos temas que usted necesita conocer sin importar el lugar donde se encuentre. Ahora el nivel de acceso y seguridad a sus libretas está plenamente establecido gracias a los roles disponibles (leer, editar e invitar).

6. Las listas de chequeo son una gran ayuda. Podemos ir más allá de una nota simple a través de las listas de chequeo. Cuando programo las actividades diarias o cuando diseño un nuevo proyecto es apropiado generar un checklist que me ayuda a llevar el control de lo efectuado y lo que falta por efectuar.

7. Posponer ese contenido interesante que no puedo leer inmediatamente. Cuando estoy en una sala de espera, una buena actividad es navegar un poco a través de mi smartphone mientras llega el momento de atención. Sin embargo es posible quedar en la mitad de un post interesante, así que Evernote permite guardar para más tarde esa publicación mediante Web Clipper, un complemento imprescindible que le permite capturar imágenes y guardar la información que observa para revisarla posteriormente.

8. Notas de Audio. Por último existe otra función que últimamente me ayuda mucho y se trata de las Notas de Audio. Son muy apropiadas para guardar opiniones, entrevistas o fragmentos con ideas que luego utilizaré en la generación de contenidos.

Evernote puede convertirse en el mejor aliado para incrementar su productividad así que lo invito a explorar detalladamente sus funciones.

Acerca de Rodolfo Buitrago

Consultor de Marketing Online. Director de MasClientes, Agencia de Inbound Marketing en la ciudad de Cali, Colombia. Docente Universitario. Conferencista. Ingeniero. Especialista en Auditoría de Sistemas.