Contratar freelancers: cuándo hacerlo y qué debe tener en cuenta al trabajar con ellos

Cuando estás iniciando un negocio, un aspecto muy importante es ahorrar dinero minimizando costos operativos y maximizando resultados.

La razón es que debes mantener tu negocio a flote mientras alcanzas el punto de equilibrio y generas más clientes. Por tanto, el tema de la administración y el dinero son fundamentales. Algunas entidades, como la CEPAL (Comisión Económica para América Latina y el Caribe), han determinado, a través de sus estudios, que aproximadamente un 70 u 80% de las nuevas empresas debe cerrar operaciones antes de cumplir 5 años de existencia.

Si se piensa en causas externas, podría hablarse de altas tasas de impuestos, una fuerte competencia dentro del mercado, difícil acceso a créditos y la falta de liquidez como una de las más importantes.

Sin embargo, casi siempre las causas son internas: una administración deficiente, inexperiencia en negocios, una mala estrategia de crecimiento y gastos innecesarios son factores que pueden influir negativamente y llevar al cierre de una empresa. De modo que la mejor forma de minimizar dicho riesgo es contar con la asesoría de expertos en pequeñas y medianas empresas a la vez que se intenta mantener pequeño al equipo de trabajo.

¿Cómo empezar?

Muy sencillo: Una buena estrategia es la subcontratación de la mayoría de servicios posible. De esta forma tu negocio cuenta con la ayuda que necesita en cualquier área y solo se paga cuando el servicio sea requerido.

¿Cuándo contratar un freelancer?

No siempre es fácil saber si realmente necesitas subcontratar ayuda externa para tu nuevo emprendimiento o negocio. Si te preguntas cuándo es un buen momento para subcontratar, puedes considerar las siguientes ocasiones:

1. Cuando la tarea no sea crítica, pero tome mucho tiempo

Si alguna tarea a realizar es teóricamente fácil de hacer, pero sabes que te tomará mucho tiempo, puedes contratar un freelancer para realizarla. Hablamos de cosas como recolectar correos electrónicos y crear una base de datos, enviar correos de email marketing, un diseño de logo, dar formato y preparar una presentación, redactar un tema para tu blog, temas contables y legales, entre otros. Contratar un freelancer para estos tipos de trabajo te ayuda a ahorrar tiempo y optimizar costos, ya que te permite realizar trabajo más productivo para tu negocio puesto que te puedes dedicar al núcleo del negocio.

2. Cuando no sea algo que hagas a diario

Hay tareas dentro de todo negocio que, si bien se realizan con cierta frecuencia, no necesariamente se hacen a diario. Un error común para estos casos es contratar a una persona de planta para delegarle el trabajo, pero como no es frecuente, el resto del tiempo son horas muertas que derivan en la asignación de tareas inútiles. Esto resulta en mayores costos de planilla para tu negocio, con poca retribución a cambio. Por eso, este es otro de los casos en los que puedes ahorrar dinero pagando sólo por tarea realizada.

Debes considerar que si contratas a alguien a tiempo fijo para una tarea que es ocasional, no te gustará sentir que estás pagándole por “calentar la silla” para tareas eventuales.

3. Cuando necesites la asesoría de un profesional

Si aún tienes poca experiencia como emprendedor, de seguro vas a necesitar ayuda sobre cómo realizar los diferentes procesos dentro de tu trabajo; alguien que te ayude a organizarte y elaborar un plan estratégico. Para ello, puedes subcontratar la ayuda de un consultor freelance en el área que necesites ayuda. Naturalmente, tener fijo los servicios de un consultor en planilla siendo un pequeño negocio sería imposible, pero puedes contar con la ayuda de un profesional contratando freelance solo cuando lo requieras. La idea de contratar un consultor es que te oriente sobre cómo optimizar las tareas administrativas, organizar al equipo, dar seguimiento a tus proyectos, etc, elaborando un plan de acción para que tú lo vayas ejecutando.

4. Cuando sea algo que tu equipo no pueda hacer

Hay ocasiones en las que se presenta una tarea inusual dentro de tu negocio o resulta que hay un aspecto técnico que un cliente solicita y que ni tú ni tu equipo saben realizar. El error que se comente en estos casos es delegárselo a alguien interno para salir del apuro.

Sin embargo, esto suele tener el efecto contrario al buscado: el trabajo no solo termina realizándose de forma más lenta, sino que la calidad del mismo no es la esperada. Esto último, suele resultar en reclamos y quejas de parte del cliente, o en todo caso en un deficiente resultado interno que te hará incurrir en gastos que no tenías contemplados.

Imagina esto: supón que un día quieres realizar un catálogo de servicios. Un diseñador gráfico te cobrará unos US$300 por un trabajo profesional y muy creativo, mientras que, si decides que lo haga alguien interno, gastarás por ejemplo US$300 en un software especializado e instalación, más el tiempo que la persona a quien se le haya asignado la tarea tarde en averiguar cómo se usa, más el tiempo que esta demore porque no lo sabe usar bien. Por tal razón no cabe duda: es mejor hacerlo con alguien profesional desde el principio.

5. Cuando se pueda manejar por internet

Existen muchas tareas y trabajos que actualmente solo requieren de una computadora e internet para realizarse. Por ejemplo, hacer presentaciones, enviar correos, diseñar, redactar documentos, escribir contenidos, darle mantenimiento a un sitio web, etc.

Para esos casos, resulta mucho más económico y cómodo contratar a una persona que realice el trabajo desde su casa y te lo entregue cuando esté listo.

Así es como funciona:

Puedes coordinar el trabajo a través de una video llamada y asignar tareas a cumplir en un determinado período de tiempo. De ese modo, mides el trabajo basado en resultados, que es lo que importa a fin de cuentas. Cuando subcontratas un freelancer para que trabaje desde su casa, tu negocio está ahorrando no sólo espacio, sino dinero en gastos energéticos, comprar o asignar equipo para la persona contratada, insumos de oficina y hasta gastos de cafetería.

Lo mejor de todo es que para este tipo de trabajo puedes contratar en línea a personas de cualquier lugar del mundo y solo pagas por el trabajo realizado, sin arriesgar tu dinero, gracias a la existencia de plataformas de trabajo freelance.

¿Qué aspectos tener en cuenta para contratar un freelancer?

A la hora de subcontratar un profesional freelance, ten en cuenta los siguientes aspectos para que puedas elegir al mejor:

1. Habilidades

Cuando presentes tu proyecto y el trabajo a realizar, especifícale al freelance que contrates qué conocimientos necesitas que tenga para llevarlo a cabo. Si este implica conocimientos técnicos, como normas a seguir, software especializado o estándares a los cuales haya que adherirse, asegúrate de consultarle si maneja el tema.

2. Portafolio

Solicita al candidato freelance un portafolio donde puedas verificar la calidad de su trabajo, así como si su estilo es de tu gusto. Una recomendación muy importante es que no veas solo trabajos similares al que tú le estés pidiendo, ni solo trabajos recientes. También es necesario observar proyectos hechos para clientes de rubros distintos al tuyo. De esta forma verificarás si su calidad es consistente y evaluar si en verdad te gusta su estilo de trabajo.

3. Experiencia

Existen algunas variables a considerar en cuanto a la experiencia del freelancer que contrates y depende del nivel de dificultad de la tarea a realizar. Si es un trabajo que no implica mayor dificultad llevar a cabo, puedes obtener un mejor precio por servicios profesionales con alguien que esté comenzando su carrera profesional, pero cuente con las habilidades necesarias.

En cambio, si es un proyecto delicado o que involucra muchos puntos clave a controlar, es mejor que busques un profesional de mayor trayectoria. Alguien que no solo haga el trabajo, sino que su experiencia le sirva para asesorarte sobre las mejores soluciones para tu negocio.

Toma estos detalles en cuenta a la hora de elegir a la persona externa que vas a contratar, comparando no solo el precio sino también la experiencia y calidad que pueda ofrecerte.

4. Confiabilidad

Cuando comienzas a trabajar con alguien, un aspecto fundamental es la confianza y el buen desempeño de su trabajo. Una de las ventajas de contratar un freelance es que puedes probar trabajar con una persona en cierta etapa de tu proyecto y continuar con él si te gusta su trabajo o cambiar, si no. Un freelancer puede llegar a comprometerse con tu empresa y con tus resultados tanto o más que el personal interno, ya que sus resultados ayudan a que tú sigas siendo su cliente.

La persona externa que contrates debe mostrar entusiasmo y buena disposición para trabajar, aportando nuevas ideas que aporten a que tu negocio mejore cada vez. Además, pregunta por su trayectoria e investiga su reputación con otros clientes para saber si es alguien que cumple y entrega un trabajo de calidad.

En conclusión

Contratar servicios profesionales freelance no solo te ayudará a ahorrar dinero para tu negocio, sino que además te permite tener a tu disposición una amplia gama de servicios profesionales. Se trata de una metodología de trabajo que te ayudará a mantener un equipo pequeño y eficiente, a la vez que tienes a tu disposición expertos trabajando en su área, mientras tú te dedicas a lo que mejor sabes: planificar tu siguiente paso estratégico y hacer negocios.

Acerca de Patricia Gutierrez (@patigut_sv)

Estudiante de Ingeniería de la Universidad de El Salvador. Redactora en SoyFreelancer.com y correctora de textos freelance. Entusiasta de la ciencia, la tecnología, el arte y el lenguaje. Autodidacta, amante del café, los gatos la buena música y la lectura.