La gestión del conocimiento dentro de las empresas puede entenderse como todos aquellos mecanismos a través de los cuales una organización puede aprender y aumentar su capital intelectual a partir del conocimiento, las experiencias y los aprendizajes que se generan en las distintas áreas, todo esto con el fin de que lo anterior redunde en el desarrollo de ventajas competitivas.
En la medida que una organización aprende tanto a nivel de sus distintos departamentos como de sus mismos empleados, al tiempo que promueve y facilita el que esta pueda ser compartida y asimilada por los equipos de trabajo, puede mejorar sus procesos y procedimientos a nivel interno y de cara a otras empresas con las que interactúa. De esta manera, a través de la experiencia individual y de grupo que logran los trabajadores, se evita que a futuro se cometan los mismos errores y se vayan mejorando gradualmente las formas y los métodos usados para llevar a cabo diferentes tareas. Así, las organizaciones pueden irse perfeccionando cada vez más en la medida que la gestión del conocimiento, al fomentar y promover que los empleados compartan sus propios aprendizajes, permite que de estos se beneficie toda la compañía y no solo una persona o grupo de individuos.
La gestión del conocimiento: una especie de memoria colectiva
Aunque para muchas empresas puede sonar como algo que está más vinculado a sectores donde la tecnología y la ciencia tienen un papel importante (y quizás por eso mismo lo vean como algo que en su caso particular no aplica o que puede tener un gran costo implementarlo), en realidad no se necesita tener un departamento de investigación y desarrollo para aplicar este enfoque, y menos aún, como más adelante veremos, contar con un gran presupuesto para aplicarlo (aunque obviamente dependiendo de los recursos disponibles y la disposición a invertir se pueden implementar toda clase de soluciones que se adapten a las necesidades de cada empresa).
Aún cuando se trate de productos o servicios rudimentarios, la gestión del conocimiento asume un papel destacado dentro de cualquier empresa sirviendo como una especie de memoria colectiva que básicamente permite que las organizaciones mantengan en un proceso de constante evolución, pero más importante todavía; evitar que a falta de un método para documentar las experiencias y los aprendizajes de los empleados y hacer que estos las compartan, se pierda información útil; información que estos pueden aportar a la organización y que podría ser de gran valor para sus equipos de trabajo.
En este último escenario la información, aparte de no ser transmitida a otros para quienes podría ser de gran valor, simplemente se perdería con la salida o ausencia de cualquier persona dentro de la empresa llevando a esta y a sus diferentes áreas a tener que reinventar la rueda con frecuencia y a impedir su avance y su mejoramiento continuo.
La gestión del conocimiento requiere dar prioridad a los equipos sobre los individuos
Además de sistemas de gestión documental o algunas otras alternativas que exploraremos más adelante a través de las cuales las empresas pueden controlar el flujo del conocimiento y establecer mecanismos que permitan recopilar, almacenar, actualizar y compartir la información haciéndola accesible a las distintas personas que forman parte de la empresa, a menos que exista una cultura organizacional dentro de la cual se dé prioridad al trabajo en equipo y donde la competencia entre las personas se logre reducir al máximo, se conseguirá crear un ambiente adecuado que permita contar con la colaboración de los trabajadores así como de cada una de las áreas y a la vez fomentar entre el personal diferentes actividades que apunten a hacer una mejor gestión del conocimiento dentro de las empresas.
Esto es especialmente importante en áreas como ventas, donde tradicionalmente existe una fuerte competencia en relación al desempeño de cada vendedor pero donde al final debe primar el trabajo en equipo para lograr las metas que se hayan establecido y, en el marco del tema que estamos tratando, hacer que cada integrante del equipo comercial aporte sus aprendizajes y experiencias para el crecimiento profesional de cada uno de sus integrantes y para bien de la empresa.
Ideas para aplicar la gestión del conocimiento
El hecho de que muchas empresas cuenten con información enfocada hacia la capacitación de sus empleados bien sea impresa (en forma de manuales o instructivos) o digital (por ejemplo poniéndola a disposición de las personas a través de una intranet, un sistema de manejo de contenidos como es el caso de Moodle o de otra forma distinta), hasta cierto punto puede considerarse como una forma de aplicar la gestión del conocimiento. Sin embargo y si bien este es un buen punto de partida, la gestión del conocimiento es un proceso activo que debe involucrar a los empleados aprovechando al máximo las ventajas que ofrecen hoy en día las TIC’s. En este sentido no es suficiente contar con documentos e información que brinde orientación a los empleados y a las distintas áreas sobre los procesos internos que se llevan a cabo como parte de la actividad de la empresa; se necesita que estos se sometan a revisión con cierta periodicidad por parte de los equipos de trabajo permitiendo que a través de las situaciones cambiantes del día a día y de los aprendizajes y experiencias propias y de grupo, estos puedan mejorarse y brindar información mucho más completa y valiosa que permite afrontar de mejor manera las situaciones cambiantes.
Con la gran cantidad de alternativas que existen actualmente para llevar a cabo esta labor, muchas de las cuales pueden incluso usarse de forma gratuita, quizás el mayor problema para cualquier empresa sea elegir aquella solución que mejor se adapte a sus necesidades pudiendo disponer para este fin de programas avanzados de gestión documental, sistemas de manejo de contenidos como Moodle, foros de discusión, wikis, blogs, espacios de trabajo compartido, entre muchos otros que pueden ayudar a los equipos de trabajo y a las empresas a realizar una óptima gestión del conocimiento dentro las cuales podríamos considerar incluso la posibilidad de crear un app.
Ahora bien, entre algunas de las actividades que se pueden desarrollar para fomentar la participación del personal en la gestión del conocimiento, los encargados de cada área pueden proponer actividades como pedir que al final de un proyecto cada uno de los miembros del equipo escriba entre tres y cinco reflexiones sobre los aprendizajes que éste les dejó, revisar conjuntamente con cierta periodicidad los manuales e instructivos internos para ver de acuerdo a las distintas experiencias qué modificaciones o cambios se pueden realizar, o pedir a cada empleado que contribuya con algunos de sus más significativos aportes para crear un manual de mejores prácticas. Independientemente de qué métodos se usen para fomentar la participación de los empleados, es recomendable establecer una periodicidad para llevar a cabo estas actividades de modo que pueda haber una retroalimentación constante entre los equipos de trabajo y se puedan documentar nuevos aprendizajes.
En conclusión
La diferencia entre las empresas que avanzan y aquellas que no se encuentra en que las primeras se preocupan por hacer una óptima gestión del conocimiento. Gracias a ello pueden estar en una evolución constante que les permite perfeccionar y afinar diferentes procesos y actividades que hacen parte de su día a día.
A través de crear una especie de memoria colectiva que mediante diferentes mecanismos permite que los aprendizajes producto tanto de los fracasos como de los éxitos se transmitan a toda la organización, evita que se repitan errores que ya una o varias personas cometieron en el pasado y al mismo tiempo permite que los empleados se guíen por las mejores prácticas como resultado de fomentar y promover un ambiente de colaboración en el que toda la organización aprende y no sólo un individuo o un pequeño grupo de personas. Así es como la gestión del conocimiento logra crear un capital intelectual invaluable.
