Ejemplo de reinvención: wedding planner diseña eventos virtuales

La mejor manera de adaptarse a la nueva realidad es poner nuestro conocimiento, experiencia y habilidades al servicio de los demás. Esto puede abrir todo un horizonte de nuevos productos que podría mantenerse como otra unidad de negocio cuando esta situación empiece a retomar su curso.

Como se dice por estos tiempos: “Si no puedes hacer lo que haces, haz lo que puedas”. Si no es posible desarrollar nuestro trabajo de la manera habitual, hay que empezar a pensar en cómo más podemos enfocar esos grandes talentos para suplir una demanda existente y unos clientes que estén dispuestos a invertir en otro tipo de experiencias.

Ese fue justamente el análisis que llevó a Margarita Pizarro, experimentada wedding planner, a poner todo su conocimiento, creatividad, organización, planeación y disciplina al servicio de otro mercado: fiestas infantiles, baby showers, aniversarios y cumpleaños, entre otras celebraciones. La diferencia es que ahora la magia es online.

Una oportunidad para transformar las celebraciones virtuales que por estos días hemos hecho para juntarnos con la familia alrededor de cumpleaños, bautizos, compromisos, primeras comuniones, emprendimientos y demás solemnidades.

Todos lo hemos visto. Estudiantes graduándose frente a una cámara, odontólogos revisando la muela por el celular, declaraciones de matrimonio a distancia, cumpleaños familiares virtuales y hasta reuniones de exalumnos, todo en medio de una dinámica diferente.

Celebraciones virtuales profesionales

“Lo que uno sabe sirve para muchas cosas”, debería ser el principio sobre el cual se basa el quiebre de cintura que todos hemos tenido que hacer para adaptar nuestros negocios a la nueva realidad.

Y la industria de las bodas no es ajena. Con la incertidumbre actual donde los matrimonios se continúan aplazando y aplazando, hay que buscar opciones. Eso fue lo que hizo Margarita Pizarro. Los ocho años que lleva como event planner le han dado la experiencia necesaria para cuidar por el más mínimo detalle en todos los eventos para los que ha sido contratada. ¿Cómo llevar ese conocimiento a otro segmento? Mejorando la experiencia de las actuales celebraciones virtuales que están haciendo las familias.

Celebraciones familiares virtuales

Pensando en esta nueva oportunidad, creó la marca Event.on, como una alternativa para brindar a las familias una organización profesional y libre de angustias, al tiempo que incorpora experiencias y detalles que la hacen algo distinto y memorable tanto para la persona homenajeada como para los invitados.

Así es como ha organizado cumpleaños infantiles, aniversarios de matrimonio, baby showers, cenas románticas y reuniones nostálgicas, entre otras. Cada evento es fruto de una cuidadosa planeación y coordinación de sorpresas, invitados, shows y temáticas que tienen un gran objetivo: hacer sentir muy especial al homenajeado en compañía de las personas más significativas en su vida.

Cómo funciona la celebración virtual

“Sabemos que existe Zoom gratis y que hay empresas que envían kits decorativos para celebrar. En Event.On ofrecemos muchos detalles que resultan en una experiencia donde el principal objetivo es que tanto el homenajeado como sus invitados vivan un momento único e inolvidable. Acompañamos de comienzo a fin para que no se preocupen por nada”, dice Margarita.

El proceso empieza por coordinar con la persona de contacto el tipo de evento, la cantidad aproximada de invitados, la temática y en términos generales, cómo se puede construir la magia para hacerlo un momento especial.

Con la lista de invitados, sus direcciones físicas, correos electrónicos y números de celular, empieza a coordinarse el evento. Se diseña la invitación virtual, se evalúan distintos proveedores según el tipo de celebración, se definen los kits a enviar físicamente a los asistentes, el minuto a minuto a del evento y la decoración acorde. Incluso se asesora a la persona en la decoración de su hogar, revisando conjuntamente los espacios y brindando sugerencias de dónde y cómo organizar las cosas.

Una vez están listos todos los preparativos y se ha llegado el día acordado, empieza la reunión. Montado sobre un plan ilimitado de Zoom, la sala se abre media hora antes para que quienes luchan con la tecnología o la conexión, tengan tiempo suficiente. Margarita asume el papel de maestra de ceremonias, guiando a los asistentes en cada parte del proceso y preparándolos para la siguiente actividad.

Dependiendo de la celebración, el desarrollo varía. Si es una fiesta infantil, incluye el show dependiendo de la edad de los asistentes, la decoración temática personalizada, el kit dulce para los invitados con pequeños detalles y demás sorpresas.

Si es un baby shower, además de la decoración y los regalos, incluye el desarrollo de juegos entre los asistentes como sopa de letras o hacer dibujos con los ojos cerrados donde cada uno pinta cómo se imagina el o la bebé que está próxima a nacer. Luego envían las fotos a la pareja.

Y así sucesivamente con cada tipo de celebración.

El mayor desafío

Que la gente entienda que lo virtual no es gratis.

Es parte del proceso de educación de clientes y prospectos. Ayudarles a entender el valor que el trabajo que se realiza de manera virtual, requiere el mismo o incluso mucho más esfuerzo de coordinación, ajuste y acompañamiento, para que la experiencia sea perfecta.

Hay una gran inversión en tiempo, manejo de proveedores, labor administrativa, compra de materiales para obsequios, decoración y demás aspectos que conforman la experiencia. Por supuesto no todos serán clientes potenciales. Hay quienes no estarán dispuestos a invertir en algo que consideran que ellos también podrían hacer. Está perfecto. Enfóquese en quienes aprecian el valor de su trabajo y sorpréndalos.

¿Para qué más sirve lo que sabe hacer?

Piense en una necesidad latente de los clientes en estos momentos y trate de identificar cómo su negocio y experiencia podría encajar. Pueden ser opciones en alianza con otras empresas para ofrecer una solución aun más integral o incluso en segmentos de mercado que anteriormente no había siquiera considerado.

Evalúe qué tan bien resuelta está esa necesidad para saber qué tanto chance tiene de posicionarse y llegar con una propuesta de valor relevante y atractiva para ese mercado.