Asumir más responsabilidades de las que está en capacidad de manejar, decirle sí a todo y poner las mismas fechas a demasiadas cosas, es el origen de todos los males.
Genera falta de control, frustración, pero lo peor de todo, el dejar de hacer cosas realmente importantes por estar de malabarista con múltiples actividades, muchas de ellas con mínima contribución al resultado.
Aprender a eliminar
Una de las claves para lograr más con menos es eliminar tareas, reconocer que no puede lograrlo todo y que inevitablemente tiene que decidirse por pocas cosas de alto impacto.
De su lista de pendientes con 35 cosas, seleccione las 2 o 3 más importantes que tiene que hacer en el día y empiece por ellas.
Por qué leer el mail no es lo primero que debe hacer en la mañana
Para garantizar que se enfoca en las cosas críticas a realizar, no empiece su día consultando el email; lo atrapará y lo sumergirá en la necesidad de responder lo antes posible, sabiendo que muchas respuestas requieren una acción que deberá programar. Cuando menos se da cuenta son las 10 de la mañana, debe asistir a una reunión y se le fue el resto del día en cosas varias.
Acepte que la bandeja de entrada nunca estará vacía. He encontrado que revisar el correo tres veces al día (10:00 am, 2:00 pm y 6:00 pm) me permite enfocarme en lo prioritario y ser mucho más eficiente. En lugar de revisarlo cada 5 o 10 minutos para ver qué ha llegado, simplemente no lo abro y tengo desactivadas las funciones de aviso automático. Lo consulto cuando necesito, no cada vez que llega un correo. Esta simple acción puede agregarle una hora a su día.
La ley de Pareto
Reconocer que no todo tiene la misma importancia es el primer paso para optimizar el tiempo y lograr más con menos.
Priorizar y enfocarse en lo clave no es algo nuevo, es algo escaso. Richard Koch lo describe perfectamente en su libro El Principio 80/20:
El principio del 80/20 establece que una minoría, un pequeño número de causas, contribuciones o esfuerzos, suele conducir a la mayoría de los resultados, de los rendimientos o de las recompensas, por lo que la mayoría de los resultados proceden de una pequeña parte de las causas o de los esfuerzos.
Por lo tanto, en la práctica, cuatro quintos de nuestro esfuerzo, es decir, prácticamente la totalidad, son casi irrelevantes, y obviamente esto es justo lo contrario de lo que sería de esperar.
En otras palabras, muchísimos esfuerzos producen pocos resultados.
¿Qué pasaría si se dedicara más a aquello que impacta el resultado y eliminara o minimizara el resto?
(Para conocer más de este principio, visite www.the8020principle.com)
3 acciones concretas
1) Desactive el aviso automático cuando reciba un mail
2) Consulte su mail sólo 3 veces al día y manténgalo cerrado el resto del tiempo (ensaye durante 30 días)
3) Defina las 3 cosas más importantes a realizar (puede ser en su plan de mercadeo, su estrategia de negocio o su día de trabajo) -foco, foco, foco-.
