A pesar de formar parte de la vida de todo individuo (estando más presente en la realidad de unos y menos en la de otros), generalmente negociar es unos de esos temas con respecto a los cuales se suele pensar que para tener éxito hay que tener una habilidad innata.
Y es que si bien para negociar se requieren cierto tipo de habilidades, estas no son algo que no se pueda aprender ni desarrollar con el tiempo. Lastimosamente por ser una de esas cosas que no se aprenden en la escuela ni en la universidad, desarrollarlas y perfeccionarlas requiere de la práctica y la experiencia. Sin embargo a falta de estos elementos y ante la necesidad que tenemos de desenvolvernos en situaciones en las que tenemos que negociar ya sea porque nuestro trabajo nos lo exige o porque eventualmente tengamos que hacerlo por alguna u otra razón, en principio no queda más remedio que lanzarse al ruedo e intentar hacer nuestro mejor esfuerzo. No obstante en cualquier caso existen algunas pautas por las cuales nos podemos orientar con el ánimo de abordar una negociación de la mejor forma posible y asimismo obtener resultados satisfactorios incluso aunque aún no tengamos la suficiente experiencia.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de negociar
Tan o más importante que la negociación, es la preparación que se haga de la misma. Si bien es cierto que de la forma como nos desenvolvamos en el cara a cara depende en buena parte el éxito o fracaso de la negociación, no hay que desestimar el rol que juega en ello la planeación y la investigación previa que hagamos por nuestra cuenta. Así, dependiendo el tipo de objetivos que se fijen en el marco de una negociación y las características de aquella parte con la que se desee negociar se debe asumir una estrategia que permita lograr un resultado satisfactorio. Sin importar lo poco o muy trascendente que pueda ser una negociación ni el poder que se tenga a la hora de llevar a cabo esta tarea, hacer este ejercicio demuestra profesionalismo y aumenta las probabilidades de éxito. De hecho, aún cuando pueda parecer algo básico, con más frecuencia de la que uno se alcanza a imaginar muchas personas obvian este paso, lo cual, además de ser altamente perjudicial para la negociación, envía un muy mal mensaje demostrando falta de interés en la otra parte (lo cual también es en cierta forma una falta de respeto hacia ella).
Por otra parte si bien cuando se negocia lo más normal es que se busquen unos beneficios, hay que dejar de lado la idea de que una buena negociación consiste en obtener unas ventajas a costa de perjudicar a la otra parte o de que esto es aprovecharse de una relación y de la posición que se tiene frente a otro para derivar de ello los mayores beneficios posibles (otorgando un mínimo de concesiones en relación a la otra parte).
En efecto, aunque en la realidad para muchas empresas y personas puede que esto sea parte de una negociación exitosa, en la práctica se debe hacer un análisis meticuloso de aquellas personas o empresas con las que se busca negociar para determinar si efectivamente son dignas de confianza y hacer que sobre todo durante el proceso haya la mayor transparencia posible.
A continuación desarrollamos algunos puntos clave que se deberían tener en cuenta a la hora de negociar.
Determine los objetivos e identifique la persona o empresa correcta para negociar
Bien sea que necesite conseguir un proveedor, hacerse con nuevos distribuidores o llevar a cabo cualquier otra tarea que le implique necesariamente negociar, cuando es usted quien busca esto lo primero es tener claros unos objetivos así como identificar el candidato o posibles candidatos que teóricamente podrían ser los más adecuados para sentarse a negociar. Con esto no sólo nos referimos a un tema de reputación sino también de analizar la posición que se podría tener en relación a la otra parte más allá de lo que a primera vista podría suponer establecer una relación con ella. Esto quiere decir que a mayor poder tenga la otra parte en relación a nosotros (sea porque por ejemplo en el caso del proveedor este tenga un buen número de clientes que demandan cada mes una cantidad significativa de un insumo en comparación a la que necesitaríamos en nuestro caso, o porque en el caso del distribuidor este goza de una fuerte presencia en un área determinada cuando la propia es escasa), no sólo tendremos menos relevancia para ellos (y por tanto será más difícil negociar), sino que menos serán las posibilidades de llegar a un acuerdo razonable sobre todo para nosotros en el caso que si quiera exista la posibilidad de negociar.
De igual forma si fuese lo contrario (que tuviéramos mayor poder sobre el proveedor porque hay una oferta muy amplia en el mercado del insumo que produce, o porque el distribuidor tiene presencia en una área geográfica muy pequeña cuando por ejemplo tenemos un producto de consumo masivo), en ese caso los papeles se invertirían en tanto tendríamos una posición dominante y se nos daría una importancia mayor a la que recibiríamos en el primer caso.
Teniendo en cuenta esto y según los objetivos que se tengan se debe hacer una selección de los candidatos sabiendo que tener un posición débil frente a quien se desea negociar aunque es una posibilidad, puede no ser lo más conveniente (razón por la que puede ser mucho más recomendable buscar candidatos donde las posiciones estén mas equilibradas o donde se tenga una posición dominante).
Establezca posibles formas en que ambas partes se podrían beneficiar
Como parte del proceso de preparación evalúe las posibles formas como ambas partes se podrían beneficiar en un posible acuerdo. Considerando que una negociación abarca un proceso que en algunos casos puede ser más largo y en otro más corto, consiga tanta información como pueda sobre las empresas y las personas con las que va a tratar empezando por internet y compleméntela con cada acercamiento que tenga con la otra parte sea presencial o telefónico. Aproveche para hacer preguntas que le ayuden a determinar y validar posibles formas en que se podría beneficiar de la relación con usted en caso que previamente haya considerado algunas.
Escuche y póngase del otro lado
De qué tanta atención preste a su interlocutor y qué tanta importancia dé a los intereses de la otra parte depende en buena medida el éxito de la negociación. Por esa razón en este sentido es muy importante saber escuchar y también a través de la empatía dejar de centrarse en los intereses propios con el ánimo de llegar a un acuerdo lo más razonable posible que genere beneficios para ambas partes.
Esté atento a las señales que le envíe la otra parte
Como lo expresara Ralph Waldo Emerson con una célebre frase, a veces los actos y las cosas dicen más que las mismas palabras. Cuando hablamos de estar atentos a las señales nos referimos a que todo en esencia comunica y envía un mensaje. Desde la seriedad con que la otra parte asuma la negociación, la diligencia con que atienda a las llamadas o la puntualidad con que asista a las reuniones hasta la forma en que esté diseñada su página web o la pulcritud y organización que haya en sus instalaciones, cada detalle cuenta y sirve como un elemento de juicio que le permite validar si la persona o empresa con la que está negociando es la indicada.
De igual forma estar atento a los ademanes, actitudes y comportamientos de las personas involucradas en la negociación, puede darle algunos indicios, a la par de lo que expresen verbalmente, de qué tan interesados pueden estar en ella. Esta es la conocida habilidad de saber leer entre líneas.
Genere confianza
Lo mismo que hablamos en el anterior punto también aplica para usted, pues así como va estar atento a las señales de la otra parte, de la misma manera ésta va a estar validando constantemente que usted y su empresa sean las adecuadas para negociar en tanto esté interesada en la negociación. Por esa razón así como el primer paso que usted va a dar será hacer una investigación en internet, de igual forma es muy posible que la otra parte haga lo mismo y vea por ejemplo comentarios que haga la gente de su empresa en redes sociales o incluso llegue hasta ver su perfil de LinkedIn. Esto, de la mano con la seriedad y el profesionalismo con que aborde los distintos acercamientos que tenga con la otra parte en el marco de la negociación determinarán en buena medida que esta llegue a buen término o por el contrario no dé resultados.
Plantee los posibles escenarios
Si bien lo ideal en una negociación siempre será llegar a un acuerdo que en la medida de lo posible beneficie por igual a ambas partes, por diferentes circunstancias en la práctica esto no siempre es posible. Por esa razón además de enfocarse en ese acuerdo que podría ser el ideal, con la información que obtenga en la fase de preparación y en los acercamientos posteriores que tenga con la otra parte trate de establecer otros escenarios menos favorables y más realistas. Por ejemplo imagine en el peor de los casos hasta qué punto estaría dispuesto a llegar para mantener a flote la negociación (es decir; qué concesiones estaría dispuesto a dar), y asimismo trate de fijar un punto intermedio entre el peor y el mejor escenario.
Maneje una agenda pero sea flexible
Hasta aquí hemos hecho mucho énfasis en la importancia de preparar las negociaciones. De hecho, algo muy importante y que envía un muy buen mensaje para aprovechar el limitado tiempo con que se cuenta al estar cara a cara con la otra parte, es agendar una serie de puntos que le permitan proponer un orden y asimismo contar con datos relevantes que haya encontrado durante su investigación y en los que pueda apoyarse al exponer sus argumentos. Sin embargo, si bien es importante preparar y tratar de llevar un orden al momento de reunirse a negociar con la otra parte, debe ser lo suficientemente flexible para no desenfocarse en caso que la conversación tome otro camino distinto al que tenía presupuestado. No se olvide apuntar la información que considere importante.
Proponga reunirse en un sitio ameno
Si bien del lugar en que se lleve a cabo una negociación no depende que esta vaya a tener éxito, este sí puede influir en el estado de ánimo de las personas y reducir la tensión y el estrés natural que conllevan este tipo de situaciones. Por esa razón, elegir un sitio que ayude a relajar los ánimos y haga que las personas se sientan más a gusto (como por ejemplo lo podría ser un restaurante), sin duda creará un mejor ambiente en comparación con el que podría ofrecer una fría oficina.
Trate de controlar sus emociones
Aun cuando en una negociación pueda haber importantes cosas en juego y generarse cierta tensión, a menos que trate de controlar sus emociones y mantenerse lo más racional posible podrá mantener el enfoque y la concentración necesarias para aumentar sus probabilidades de éxito. Teniendo en cuenta que no siempre será posible que las cosas se den en la forma que usted esperaría, siempre va a ser importante tener la cabeza fría para mantener el autocontrol y tener la suficiente claridad en los argumentos aún cuando la negociación pueda no ir en la dirección que usted quisiera.
En caso de llegar a un acuerdo, resuma los puntos acordados al final
En caso que llegue a un acuerdo, resuma en un documento cada uno de los puntos con que las partes se comprometen y cierre la negociación con las firmas de ambos.
Detrás de toda buena negociación hay una buena planeación
Aunque usualmente se piensa que el éxito de una negociación depende en buena medida del cara a cara (lo cual es cierto en cierta medida), lo que no se ve detrás; el proceso de planeación, es lo que permite a cualquier buen negociador plantear la estrategia para abordar una situación de este tipo y aumentar sus probabilidades de éxito. Por tanto, más que depender de una habilidad innata como se suele pensar, el éxito en las negociaciones depende sobre todo de la etapa previa al cara a cara. Lógicamente, a través de la práctica y la experiencia que se tengan en este tipo de situaciones se conseguirá perfeccionar el arte y obtener mejores resultados.
