¿Puede su negocio vivir sin usted?

Una preocupación recurrente de los empresarios es la alta dependencia que tiene el negocio de su propietario. Aunque al comienzo es algo apasionante, con el paso del tiempo se convierte en una pesadilla cuando tomar vacaciones genera un sentimiento de culpabilidad y cuando por más horas que se trabajan el tiempo no alcanza.

Para muchas empresas, especialmente familiares, los socios o dueños son los principales generadores de negocios con un peso en las ventas que puede superar el 50% de las mismas. El problema con esto es que la persona es la empresa. Y esto no es bueno.

La pesadilla de ser el único responsable

Además de las evidentes limitaciones que representa para el empresario: poco tiempo para su familia, es el cuello de botella de las decisiones, difícilmente toma vacaciones y cuando lo hace no está en paz; representa un gran obstáculo para el desarrollo y crecimiento de la empresa, pues los resultados dependen de una persona y no de un equipo y unos procesos claramente establecidos.

Realmente el pasar de emprendedor a empresario es donde muchas compañías fallan, pues aunque tengan decenas de empleados se comportan como empresas unipersonales. Un gran decisor define todo y con esto limita el flujo del negocio.

El costo de oportunidad

El hacerse a un lado no sólo es necesario sino imprescindible para el futuro del negocio. ¿Ha pensado en eso?, ¿que la excesiva dedicación y participación en todas y cada una de las actividades diarias de la empresa lo puede estar convirtiendo en un obstáculo? Lejos de sentirse bien por destinar 12 o 14 horas diarias a resolver emergencias, lo deja agotado y no siempre con un futuro claro.

Además de acabar con su vida está acabando con la de su negocio. La lógica es muy sencilla, está dejando de hacer cosas que nadie puede hacer por usted (nuevos mercados, productos, promover el negocio), por estarse dedicando a cosas que alguien podría hacer mejor que usted (despachos, arreglos locativos, estudiarse las últimas leyes).

El mensaje es muy sencillo: invierta dinero en ahorrar tiempo y no tiempo en ahorrar dinero. Convierta su negocio en una empresa con roles especializados y un flujo de procesos donde cada uno es responsable de una porción. Tiene que entender que si usted pretende hacer todo, terminará acabando con usted y con su empresa.

En mayor o menor medida, como empresarios quisiéramos que nuestra empresa no dependiera tanto de nosotros. Sin embargo, no sabemos por dónde empezar. Si este es su sueño, entonces el siguiente paso es empezar a hacerlo realidad.

Empezar a hacerse a un lado

Para realmente pasar de ser el que hace todo a ser el que gerencia y desarrolla la empresa -ojalá cada vez dedicando menos tiempo, pues esto es signo de autonomía empresarial-, hay varios aspectos que debe empezar a considerar.

• Dibuje el organigrama ideal. Dibuje la estructura que debiera tener su negocio. Empezar a visualizar las funciones y roles que debiera tener su organización, así en el corto plazo sea su nombre el que aparezca en todas las posiciones, es un paso fundamental para empezar a construir una organización que opere como un sistema. Con el tiempo cada nueva persona que ingrese irá llenando un espacio. Sobre este tema le recomiendo leer El mito del emprendedor” de Michael Gerber, un verdadero clásico.
• Escriba sus funciones críticas. Enfóquese en aquello que genera más valor para su compañía y que nadie más pueda hacer por usted. Esto es el foco. Que al final del día sean éstas las cosas que hizo y no las que dejó de hacer.
• Priorice. No todas las cosas son urgentes, aunque a veces así parezcan. Tenga claro en que debe enfocarse y en qué orden.
• Elimine y optimice. Una de las cosas que más tiempo quita es la permanente revisión del correo electrónico. Defina horas específicas, por ejemplo las 11:00 am y las 4:00 pm. Cancele todas las suscripciones que considere que no le generan valor y sólo aumentan los pendientes de su caja de entrada. No haga una reunión para todo.
• Cree procesos. Este es probablemente el aspecto más importante para empezar a desligarse del día a día de su negocio. Aunque la razón por la que sus clientes sólo quieren tratar con usted es porque ya lo conocen o el buen trato que les da, adivine qué, esto puede ser replicable. Entrene y capacite personas con las competencias o características deseadas. Empiece a construir y documentar procesos específicos que expliquen a cualquier persona de una manera sencilla, cómo se deben hacer las cosas, desde cómo saludar a un cliente hasta qué alternativas ofrecerle en caso de un retraso en el despacho.
• Apóyese en otros. No significa que deba tener un ejército de empleados. Delegar significa entregar a un tercero, sea empleado o alguien externo que funciona como outsourcing, el desarrollo de una tarea en particular.
• Hágase a un lado. Cada vez que pueda deje a las personas actuar y tomar decisiones. Capacítelas y oriéntelas pero permítales actuar. Se sorprenderá con la forma creativa y efectiva en que resolverán las cosas.

Si usted no está el mundo no se cae

A veces puede pensar que si se ausenta un día de la oficina o no tiene una larga fila de personas esperando que tome una decisión, el negocio se va a venir abajo. No hay tal. Empodere y de lineamientos a las personas para que sean ellos los que empiecen a empujar el barco.

Lo que realmente la empresa necesita es que usted se haga a un lado y deje fluir las cosas. Aporte donde genere más valor pero no trate de controlarlo todo. Simplemente es ineficiente y lo desgasta enormemente.

Tiempo para oler las flores

¿No sería maravilloso volver a enamorarse de su negocio? ¿Recuperar esa pasión e ideales que le dieron origen? Gran parte de la satisfacción de ser empresario es poder dedicarle más tiempo a las cosas más importantes de su vida.

El negocio debe ser fuente de satisfacción, alegría y realización, no de espasmos musculares.