Sin duda alguna, la falta de rigurosidad en las entregas o la cadena de promesas incumplidas por parte de los proveedores terminan afectando todo el ecosistema productivo, como de valor de su empresa y credibilidad. Esto se sabe, lo conocemos de primera mano, y terminó convirtiéndose en uno de los aspectos más espinosos de manejar en la relación que mantenemos con nuestros proveedores y sus representantes de ventas.
De allí que cada uno de los encargados de contratar o negociar con nuevos proveedores debe preguntarse siempre: ¿Cuánto riesgo estoy comprando al iniciar cada relación comercial de la cual dependerá la entrega de mis productos o servicios?
Por lo tanto, minimizar tal responsabilidad es un desafío para los encargados de la cadena de suministros y compras, donde se recomienda el uso de evaluaciones periódicas donde además se revisen las estrategias de cumplimiento, los riesgos y los gastos.
A continuación, les dejaremos algunas sugerencias para lograr un manejo adecuado con esas situaciones que le generan esos proveedores incumplidos:
Primero que todo y, antes que nada: Evalué la capacidad de sus proveedores
La información del proveedor es el punto de partida crítico, pero no tiene mucho sentido reunir la misma información para cada proveedor, entonces, y esto se leerá obvio, pero suele olvidarse: Debe revisar la pertinencia de proveedor para el servicio que brinda o los bienes que suministra, no suele ser conveniente ese que le dice: “Yo hago de todo”.
Verifique la información del proveedor de forma regular y revise de forma minuciosa y revise los cambios que presente por periodos en entregas o cumplimiento.
Basado en la información recabada revise cuánto le cuestan los retrasos, incumplimientos, teniendo en cuenta la más pequeña demora (estas, acumuladas en ciertos periodos de tiempo, pueden llegar a ser incompensables), para determinar si debe iniciar la búsqueda de otro proveedor.
Haga de la ética y el cumplimiento un factor al calificar a un nuevo proveedor
Cuando contrate a un nuevo vendedor, asegúrese de evaluar cuidadosamente y precalificar al nuevo proveedor. Excluya el incumplimiento antes de firmar un contrato. Verifique el cumplimiento del proveedor durante el proceso de incorporación utilizando listas de verificación y flujos de trabajo estandarizados. Asegúrese de comunicar la ética y los valores de su organización. El proveedor debe entender y alinearse con ellos.
Procure tener un cuestionario donde las preguntas sean configurables en función de los requisitos de su empresa, los estándares de la industria y los productos o servicios proporcionados.
Gestione contratos de suministro
- Establezca políticas y reglas claras, para que los proveedores tengan muy claro lo que se espera.
- Realice contratos y especificaciones: Formalice sus requisitos para que nada quede al azar.
- Controles y restricciones: Asegúrese de que los proveedores comprendan los procesos de control que deben seguirse, en todos los puntos de contacto en la cadena de suministro.
- Lo anterior requiere que usted tenga un manual de procedimientos establecido. Si aún no lo tiene, asegúrese de ir construyendo uno según sus necesidades.
Monitoree a sus proveedores
Revise el comportamiento en compañía de sus proveedores, buscando elevar el sentido de responsabilidad por su propio cumplimiento y rendimiento. Es importante tener claro dónde radica la responsabilidad.
Por lo tanto, es importante recopilar, medir y analizar estadísticas que ilustren si se lograron los resultados y objetivos deseados, por ejemplo, porcentaje de entregas a tiempo, porcentaje de primera entrega, porcentaje de atención dentro del tiempo objetivo.
Además de realizar todo tipo de monitoreos sobre la implementación de prácticas sólidas para sus propios fines, las empresas pueden protegerse mediante propuestas para garantizar el cumplimiento de sus estándares por parte de los proveedores a fin de evitar interrupciones por incumplimiento:
- Automatice los procesos, como entrada de datos y aprobaciones de pedidos.
- Use flujos de trabajo e implemente herramientas de gestión de procesos comerciales y tablas de puntuación de proveedores para garantizar el cumplimiento.
El éxito de la estrategia de la cadena de suministro depende de la implementación de sistemas para rastrear las credenciales de los proveedores, las certificaciones, el desempeño financiero y operativo.
Implementar sistemas y procesos comerciales para garantizar que todos sus proveedores cumplan con las normas y estándares aplicables lo ayudará a alcanzar su objetivo comercial de reducir los costos de transporte y logística.
Cree relaciones de confianza y conviértalos en aliados
La percepción que se tienen mutuamente entre clientes y proveedores está atravesada por una alta escala de desconfianza debido a que los primeros se ven muchas veces desbordados por los constantes incumplimientos, y los segundos perciben a sus clientes como tiranos que no logran comprender lo que sucede con los procesos propios de los vendedores.
Esta relación es como cualquier otra donde se deben generar empatía basada en tres pilares básicos: Confianza, conocimiento y servicio. Les dejamos una serie de sugerencias que posiblemente le servirán para mejorar la relación con sus proveedores:
- Capacite a los vendedores que lo atienden y si tiene la capacidad, certifique los aportes que usted pueda darle al vendedor. Nada mejor que brindar conocimiento.
- Invite regularmente a los vendedores que lo atienden a conocer sus nuevos productos e involúcrelos en proyectos futuros. El compromiso genera dinámicas de crecimiento mutuo.
- Ayude en la medida de sus posibilidades a mejorar el servicio y calidad de los productos que recibe por medio de asesorías especializadas. Esto evitará que su proveedor tome de forma personal cualquier sugerencia.
- Sea riguroso, pero no tirano. Evite al máximo situaciones de tensión innecesaria y mantenga una actitud resolutiva en todo momento. Evite la personalización de las relaciones comerciales.
- Entienda, apoye y póngase al servicio de sus proveedores con sus productos. Esto puede generar trabajos de alianza más allá de la compra y la venta.
Lo anterior lo que busca es fortalecer la relación cliente-proveedor en pos de una situación de ganar-ganar. Resulta importante que usted diseñe estrategias según cada caso en pos de mejorar los indicadores tanto de confianza como de cumplimiento.
¿Qué hacer si un proveedor incumple y sus procesos se ven afectados?
Lo primero que debe tener en mente es que sus clientes no pueden verse afectados por esta situación ya que usted debe mantener un plan de contingencia desde el inicio. Para un cliente las transacciones deben ser transparentes y un: “No pude cumplirle porque otro me falló”, debe evitarse a toda costa.
Si usted mantiene esto en mente desde el comienzo de la consolidación de su compañía entre otras medidas usted debe considerar:
- Todos sus productos deben tener un plan B o un proveedor alterno que esté en capacidad de atender un pedido de emergencia.
- Sin llegar a exceder sus inventarios, usted puede tener un stock demás en caso de que se presente una emergencia con alguno de sus productos esenciales.
- Mantenga una lista de aliados estratégicos a mano con los que pueda contar de forma eficiente en caso de requerir ayuda en una eventualidad.
- Tenga a mano un manual de emergencias que cualquiera de sus colaboradores pueda ejecutar tendiendo en cuenta pasos a seguir y las recomendaciones anteriores.
- No permita que ninguna situación lo desborde: Usted debe mantener control de los eventos relacionados con sus proveedores y productos en todo momento para que las emergencias sean mínimas en caso de presentarse.
Excelente el articulo, el exito de la gestion es trabajar en equipo con el proveedor, algunas empresas todavia guardan fidelidad a proveedores con los cuales gozan de beneficios pero ante el incumplimiento de entregas de producto no queda otra opcion que empezar a tener otro proveedor.
Totalmente de acuerdo contigo. Genial tu apreciación. Gracias por leernos.
huy que gran consejo por que la verdad se sufre con los proveedores y estos hacen que les incumplamos a nuestros clientes.. esta inclreible el enfoque de trabajar en equipo con proveedores y clientes…….
Nos encanta saber que te haya sido útil. Muchas gracias por leernos.
Es un excelente articulo, pero quisiera que me pudiera aclarar una duda ya que yo manejo un proveedor que algunos materiales se van a fabricación y en ocasiones presentan atrasos, y no podemos tener un plan B como sugiere, en esos casos como podríamos solucionarlo.
Y no es posible buscar algún sustituto? Depender de un solo proveedor puede ser bastante riesgoso.
Buenas noches. Es bueno saber sobre las relaciones con los proveedores. Pero que pasa si el proveedor es único, no tenga competencia y te incumpla con los beneficios en cuanto a compras. Osea me ponen una cuota de venta, sin embargo me demoran en la entrega, y por el contrario si hago alguna queja. Me quitan el beneficio que me ofrecieron desde un principio.
Siempre intentar renegociar y poner condiciones de cumplimiento
si proveedores no cumplieron con entregar la cantidad solicitada en la orden de pedido remitida por la tienda al proveedor o en otros casos, se observó que un porcentaje de los productos entregados en las tienda no pasa el control de calidad. ¿se debería cambiar de proveedores?
Hola Zarela, considero que siempre es sano tener alternativas.
Hola, gracias por el artículo está muy bien, yo estoy viviendo una mala experiencia con un proveedor, le compre una materia prima y me envío otra, le hice la devolución y ahora no me quiere hacer la reposición no me contesta correos y llamadas, quedo puedo hacer? gracias
Hola Juan, infortunadamente esas cosas suceden. Compañías inescrupulosas que ponen en riesgo su reputación. En tu caso, depende dónde se encuentre el proveedor, podrías evaluar temas legales. También de pronto averiguar otras compañías a las que les haya incumplido y ver cómo lo han manejado.
QUE HARIA SI PASA EN REITERADAS OCASIONES.
?
Yo evaluaría alternativas
hola soy estudiante y tengo una duda, si tengo quejas de clientes en cuanto a la calidad del producto de un proveedor ya evaluado anteriormente cual seria la respuesta mas inmediata y por que
Hola. Gracias por el artículo, es muy interesante. Tengo una pregunta. ¿Hay algunos parámetros de descuento para penalizaciones por retraso en la entrega de mercancías? Es decir, descuento de un 5%, por ejemplo, por retraso de dias y aumentar esto hasta cancelar el pedido? ¿Me podrías dar alguna sugerencia sobre esto?
Muchas gracias
Hola Moisés, no es que exista un parámetro estándar al respecto, cualquier negociación de este tipo se negocia acuerda entre las partes. Saludos
Excelente artículo, es de gran ayuda. Sin embargo; para mi estaría completo si se manejaran formatos como ejemplos, tales como contratos, políticas, reglamentos, las tablas de puntuación, la forma de monitorear etc. Es muy complicado estar en una empresa que apenas comienza y no tener una base de donde agarrarse, sabemos de antemano que las empresas buscan economizar lo más posible y autorizar programas no será su prioridad, al no tener a veces la experiencia se requiere de dichos formatos para darnos una idea y tener un punto de partida
Si una Comercializadora de luz incumple contrato estás vendido sino le pagas porque la empresa de riesgo te corta el riesgo en demás proveedores. Que haces o que seguro tienes que tener para salvaguardar tu contrato?