8 formas de mejorar la comunicación en los equipos y evitar malos entendidos

Si bien crear un buen equipo de trabajo es fundamental para lograr importantes niveles de productividad y alcanzar unos objetivos comunes, a menudo los conflictos que pueden surgir entre sus integrantes, en cualquier momento pueden originar rivalidades y crear un clima hostil de no tratarse tales disputas a tiempo.  

Pero esta no es la única amenaza que afecta el buen funcionamiento de los equipos. 

Además de ser muchas veces la causa de que se generen enfrentamientos entre los miembros que los conforman, las fallas en la comunicación son también en varias ocasiones las encargadas de afectar en gran manera su óptimo desempeño y crear malos entendidos que generan inconvenientes a nivel interno y también de cara a los clientes. 

Por tal motivo combatir aquellas causas que con frecuencia llevan a que se presenten los famosos malos entendidos en los equipos y mejorar la comunicación a todos los niveles, resulta fundamental para que haya una buena coordinación entre sus miembros y asimismo estos puedan lograr en conjunto un buen desempeño. 

Conscientes de esta necesidad, las siguientes son algunas recomendaciones que puede tener en cuenta para lograr este propósito. 

1. Procure que los mensajes de su equipo sean claros, directos y específicos

Todo mensaje que se transmita al interior de un equipo debe ser lo suficientemente claro y específico como para que no dé lugar a dudas ni quede abierto a distintas interpretaciones. 

Aún cuando pensemos que en muchos casos las personas deben saber X o Y cosa o ser conscientes de sus responsabilidades, a veces es mejor dirigirse a ellas como si no tuvieran idea de nada, que caer en el error de obviar cosas que a lo mejor no sepan por más que a nuestro juicio pensemos que deberían, y cuyo conocimiento es fundamental para que lleven a cabo una determinada actividad de forma apropiada. 

2. Defina claramente los roles dentro del equipo 

Además de tener una idea general de cómo funciona la organización en conjunto y conocer cómo el desempeño de su área impacta en las otras y viceversa, es necesario que cada miembro dentro de un equipo conozca muy bien cuáles son sus responsabilidades y a su vez sepa cuáles son las responsabilidades de sus compañeros. 

Así, en la medida que haya mayor claridad en cuanto a esto y mejor definidos estén los roles dentro del equipo, mayor será la probabilidad de que el engranaje funcione correctamente y menor el riesgo de que haya confusión entre las personas (algo que generalmente sucede cuando la instrucción sobre el trabajo que deben realizar no es lo suficientemente clara, ni tampoco está bien definida en relación a lo que deben hacer los otros). 

3. Desarrolle la capacidad de escucha 

Saber escuchar es una habilidad que no sólo los líderes deben poner en práctica sino que también todas las personas dentro de un equipo deben esforzarse en desarrollar. 

Una buena forma de evaluar y desarrollar esta habilidad por parte del líder, es preguntar a cualquier miembro del equipo en una reunión que recuerde algo de lo que otro compañero dijo luego de haber hecho una intervención, o hacer que luego de dar algunas instrucciones a una persona esta nuevamente dé razón de lo que se le dijo para cerciorarse de que entiende bien la tarea que debe realizar. 

Teniendo en cuenta que uno de los males más comunes de nuestra época tiene que ver con la falta de atención, esta es al tiempo una de las cosas que más deben trabajar los líderes a fin de evitar que por causa de esto se presenten problemas de comunicación.

4. Haga un buen uso del mail 

Pese a que hoy existen herramientas específicamente diseñadas para trabajar en equipo y evitar sobrecargar el correo con miles de conversaciones a las que hacer seguimiento puede ser complicado (y más aún a veces encontrar una conversación o correo en especial), muchas personas usan esta herramienta en exceso sin darse cuenta que hay cosas que es mejor tratarlas cara a cara, sabiendo que al no poder expresar un mensaje con toda la riqueza que sí nos lo permite el tener a la otra u otras personas al frente, el correo puede dejar abierto los mensajes a múltiples interpretaciones por parte de los receptores y asimismo ser tomados de múltiples formas. 

Por esta razón, a fin de evitar malos entendidos, cuando se trata de trabajar en equipo es mejor supeditar esta herramienta a tratar asuntos de tipo informativo, como por ejemplo señalar aquellos puntos importantes que fueron tratados durante una reunión. 

Asimismo se debe tener en cuenta que al igual que cualquier editor de texto, los servicios o clientes de correo cuentan con opciones de subrayado, viñetas y muchas otras que podemos usar para brindar una mayor legibilidad y hacer énfasis sobre ciertas cosas que queremos señalar y que son claves dentro del mensaje (por ejemplo resaltar alguna información que vaya adjunta para que efectivamente las personas la descarguen).

5. Tómese el tiempo para dar o responder a un mensaje 

A nivel estratégico la comunicación juega un papel muy importante. Cosas como contestar un correo a un cliente por ejemplo por lo general no deben tomarse a la ligera y requieren tomarse el tiempo suficiente para dar una respuesta que genere una buena impresión. Adicionalmente es necesario detenerse a pensar si hace falta copiar a alguien del equipo y asignarle alguna tarea, enviar algún archivo adjunto o incluir algún otro asunto que deba resolverse. 

Lo mismo sucede en otros casos. Bien sea que queramos resolver un conflicto con un compañero (lo cual requiere mucho tacto y evitar discutir “en caliente”), o dirigirnos a un grupo de personas para comunicar algo, el evitar precipitarse al abordar estas tareas y pensar muy bien en cómo podemos manejarlas para lograr un efecto positivo y que de fondo el mensaje que enviemos sea interpretado en la forma que queremos resulta clave. 

6. Permita que la gente se exprese con confianza

Bien sea que se trate de ideas, preguntas o sugerencias, la gente debe poder expresarse sin ningún temor y sentir que su opinión vale. 

En este sentido remover las barreras físicas que existen entre los miembros del equipo y el líder puede ayudar a crear un ambiente de transparencia y colaboración que ayude a reforzar el sentimiento de confianza y al tiempo fomente la participación de las personas. 

7. Apóyese en la tecnología

Hoy en día existen una gran cantidad de herramientas diseñadas para mejorar el trabajo en equipo y la comunicación entre estos.

Además de aquellas a las que anteriormente hicimos referencia en el enlace que incluimos, estas por ejemplo pueden ayudarle a optimizar tiempo y a evitar distracciones al permitirle crear videoconferencias o webinars que automáticamente quedan grabados para su posterior consulta (lo que por ejemplo le evita tener que enviar correos resumiendo algunos de los puntos tratados y mejora la comunicación). 

8. Haga que su equipo aprenda de los errores 

Aún cuando se trate de mejorar la comunicación y evitar malos entendidos, estos pueden aparecer en cualquier momento y por distintas razones. Sin embargo lo malo no es que se cometan errores sino que no se aprenda de ellos. En este sentido documentar este tipo de cosas y usar en la empresa algo como lo que propone la gestión del conocimiento puede ser de gran ayuda.

En conclusión

Combatir aquellos motivos que a menudo causan malos entendidos y mejorar la comunicación en todos los niveles, son dos aspectos que deben cuidar y trabajar los equipos para reducir al mínimo los conflictos entre sus integrantes y lograr que estos puedan desarrollar todo su potencial. A través de acoger algunas recomendaciones como las que hemos dado a lo largo del post, estos lo pueden lograr. ¿Qué otras acciones cree que podrían ayudar a lograr este propósito?

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Acerca de Juan José Isaza

Administrador de Empresas, emprendedor, blogger y especialista en marketing de contenidos. Community Manager de Bien Pensado.

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