10 principios para disparar la productividad

Entrevista con Carol Mwazi de Huru Consult (Nairobi, Kenia)

Principios para disparar la productividad

Lograr hacer todo lo que tenemos que hacer con tan poco tiempo disponible, es un enorme desafío. Agotadoras jornadas con cantidad de cosas que nos abruman, nos llevan poco a poco a la frustración. Especialmente como emprendedores, dueños de múltiples sombreros dentro de nuestra organización, mantener el orden y la paz mental es una tarea crítica.

Carol Mwazi y David GomezPara profundizar en el tema, quise entrevistar a mi amiga Carol Mwazi, fundadora de Huru Consult en Kenia y columnista de la revista Marketing Africa, quien recientemente escribió el artículo Superando la abrumación: 10 principios para cumplir con todo (Overcome overwhelm: 10 principles to get things done!), para que con su experiencia, nos diera algunas ideas y tips de cómo manejar mejor las cosas e incrementar la productividad sin enloquecer.

Traducción de la entrevista

David Gómez (Bien Pensado): Recientemente en la revista Marketing Africa escribiste un artículo: “Superando la abrumación: 10 principios para cumplir con todo”. Hay muchos emprendedores y en general muchas personas que pueden sentirse ahogados y no saben cómo enfocarse y cumplir con los pendientes; no solo de negocios, sino en asuntos familiares y personales. Miles de actividades que hay que entender a diario. Cuéntanos sobre esto.

Carol Mwazi (Huru Consult): En la vida actual no hay tiempo para nada, no importa cuales sean tus responsabilidades; si eres casado, si tienes hijos o si tienes tu propio negocio, siempre hay miles de cosas que hay que atender y en muchos casos nos sentimos ahogados y frustrados por las responsabilidades, pero hay que hacerse cargo de la vida. Suceden cosas increíbles cuando eres proactivo. En mi propia experiencia identifiqué estos 10 pasos o principios que pueden ayudar a superar lo abrumador de la vida de hoy.

1. Identifique y conéctese con su propósito

Es muy diferente hacer un trabajo o cumplir con las tareas diarias si sabes para qué lo haces, si sabes porque lo haces. Todos tenemos un destino, un propósito y es único, eso hace toda la diferencia cuando haces las cosas, encuentras algo más que el dinero y el estatus.

David Gómez (Bien Pensado): Es como descubrir para qué haces lo que haces. Cuando no lo tienes claro, te sientes frustrado; haces una cantidad de tareas diarias y repetitivas todo el día que te absorben. Cuando logras encontrar un propósito superior las cosas cambian.

Carol Mwazi (Huru Consult): Exactamente, cuando tienes un propósito, además tomas mejores decisiones porque sabes qué necesitas hacer para lograrlo.

David Gómez (Bien Pensado): Nunca nos tomamos el tiempo de considerar y ver todo en perspectiva; cuál es tu misión o por qué te levantas cada mañana…

Carol Mwazi (Huru Consult): No pensamos en nuestras acciones. Por ejemplo, cuando pensamos en un negocio, siempre creemos que es para hacer dinero; pero va un poco más allá. Para mí, por ejemplo… ¿por qué soy consultora?, porque puedo ayudar a la gente con su vida y hacer una transformación en sus trabajos, logrando que se sientan mejor y se refleje en su calidad de vida.

David Gómez (Bien Pensado): Totalmente de acuerdo, así sea por el dinero, ese dinero es para algo, ¿Qué intentas lograr o adquirir con ese dinero? Y luego que lo logras ¿Qué sigue, que más quieres adquirir?, ¿Cuál es el segundo principio?

2. Revise su forma de pensar

Hay momentos en los que parece que hay más cosas por hacer que tiempo disponible; pero depende de la forma en la cual ves las situaciones y qué acciones tomas para solucionarlas, cambiarlas y avanzar. Si te sientes abrumado y perdido en tu vida, debes cambiar la forma de pensar, no se puede continuar con la idea de que el tiempo no alcanza para nada, hay que organizarse y desarrollar una mentalidad que permita tomar decisiones y actuar para salir de la situación de la manera más saludable posible. Hay personas que frente a estas situaciones se paralizan y se abruman aun más, pues no toman decisiones y no toman acciones.

3. Pocas cosas son necesarias

Hay que enfocar toda la energía y el tiempo a lograr su propósito. Además, todas las áreas de la vida se conectan, como lo menciona Stephen Covey en su libro “7 hábitos de la gente altamente efectiva”, los hábitos y las principales áreas de la vida se conectan al propósito que tenga.

Imagine la vida como una serie de esferas, donde algunas son de cristal y otras de otros materiales, y cada una representa algo importante. Siempre estamos intentando y pensando hacer mil cosas al tiempo, es como hacer malabarismo con ellas; si eres emprendedor, por ejemplo, estas pensando en reclutar más gente, desarrollar nuevos productos, nuevos procesos, mejoras, como incrementar los ingresos y por supuesto las obligaciones familiares. Entonces, si comienzas a manejar todas las esferas al mismo tiempo y haces malabarismo con ellas, llegará un punto en que alguna se caerá, se romperá y se destruirá, especialmente las de cristal, que son las más importantes.

El problema es que no somos cuidadosos con esas esferas que representan las partes más importantes de nuestra vida, entre ellas la familia, el propósito de la vida, la relación con Dios y la salud.

David Gómez (Bien Pensado): Es muy sabio lo que dices; por supuesto no todo tiene la misma importancia, pero muchas veces tratamos de hacer tantas cosas al mismo tiempo que no nos damos cuenta de que lo hacemos a medias.

Vamos para el tercer principio, que a mí personalmente me encanta, es aprender a decir no. Para mí es uno de los mayores retos al que todos nos enfrentamos.

4. Diga no

Sí, creo que las personas quieren lograr tantas cosas en la vida que las hacen sin saber por qué. Siguen diciendo que sí a todo, tratando de complacer a los demás e intentado agradar. Hay que evaluar según su propósito y sus prioridades, si va a decir que “Sí” es porque lo va hacer, es comprometerse a hacer algo. Por eso es importante aprender a reaccionar y no decir sí a todo, ya que se adquieren más cargas y se entra en un círculo vicioso. Hay que dar un paso atrás y decir que no, especialmente cuando identificas plenamente las esferas de cristal de tu vida y te olvidas de las cosas que no te llevan a lo que estas buscando, a tu propósito.

5. Limpie el desorden

Es un principio en el que la mayoría falla, sobre todo las personas creativas. Apilan y acumulan demasiadas cosas, lo cual causa esa sensación abrumadora. Acumulamos y guardamos muebles, electrodomésticos, ropa, zapatos; en fin, cosas que realmente no necesitamos. En nuestra vida tecnológica sucede los mismo, acumulamos aplicaciones, video juegos, en la bandeja de entrada del correo electrónico, miles de correos que nos son importantes y muchas cosas que no se usan. Hay que tomar la decisión y organizar de forma agresiva, es muy liberador eliminar lo innecesario.

Existe un método de organización japonés muy efectivo para su lugar de trabajo, el cual establece varios pasos para lograrlo: Clasificar, Organizar (Seiri), Ordenar (Seiton), Limpiar (Seiso), Estandarizar la limpieza (Seiketsu) y tener disciplina (Shitsuke). Con estos pasos puede deshacerse de lo que no necesita, mantener su espacio de trabajo limpio y organizado, y hacerlo un hábito diario.

David Gómez (Bien Pensado): Aparte de limpiar a diario, tienes algún otro hábito de que te haga evitar acumular cosas; por ejemplo, hay muchas personas que hacen una limpieza anual, como para comenzar el año con las cosas que se necesitan únicamente.

Carol Mwazi (Huru Consult): Seguir los principios y hacer las cosas. Para mí es fundamental tener todo limpio y organizado. Cada seis meses hago una limpieza más profunda, donde me deshago de lo que no necesito. Hay que hacerlo regularmente para tener el control y garantizar el orden.

6. Separe o categorice las cosas en la vida

Es dividir el día en partes o bloques. Hay tiempo para hacer cosas personales, hay tiempo para conectarse con Dios, hay tiempo para leer o educarse. Hay que tener tiempo para la familia, tiempo para hacer ejercicio, tiempo para hacerse cargo de uno mismo. Por ejemplo, una persona conocida no podía terminar un solo libro en un año porque nunca lograba tener el tiempo para leerlo, pero comenzó a leer 10 minutos diarios y ahora lee más de 6 libros desde el 2017. Antes nunca tenia tiempo para leer y se sentía abrumada siempre por la cantidad de cosas que tenia que hacer, pero cuando te organizas y divides tu tiempo y logras establecer que tienes 10 minutos para leer, logras excelentes resultados.

David Gómez (Bien Pensado): Siempre nos quejamos que no tenemos tiempo, pero creo que no utilizamos el tiempo bien

Carol Mwazi (Huru Consult): Totalmente de acuerdo, cuando estableces que vas hacer una actividad por media hora todos los días, se te convierte en un hábito y buscas el espacio en el día para hacerlo. Se trata de hacer varias cosas en el día, por cortos periodos de tiempo, dividir el día.

7. Conviértase en un planificador

Creo que cualquiera que quiera convertirse en una persona exitosa debe convertirse en un planificador, tener un propósito de vida y además creo que es muy importante escribirlo, porque eso hace que lo tengas muy claro y sepas a dónde quieres ir y como llegar. Hay una frase del escritor Paul Meyers donde aconseja planificar diciendo: “Planifique su progreso cuidadosamente; hora por hora, día por día, mes por mes. La actividad organizada y el entusiasmo mantenido son las fuentes de su poder”. Planificar lleva a las personas a ser más realistas.

David Gómez (Bien Pensado): De hecho, creo que no somos muy buenos planeando, lo hacemos mucho para el trabajo, para la empresa, pero no lo hacemos para la vida. No se si se deba a que tenemos miedo, no queremos mirar hacia el futuro, la mayoría de personas vivimos esperando a ver qué sucede.

Carol Mwazi (Huru Consult): Creo que se debe a que en los negocios las consecuencias son más inmediatas; hay que planear para llegar a un objetivo, los resultados son mucho más inmediatos. Pero la verdad es que hay que hacer planeación en todos los aspectos de la vida, porque las consecuencias llegan, no solo es importante el trabajo, la familia también lo es.

8. Actúe ahora y revise regularmente

Sin excepción, las personas verdaderamente exitosas son planificadores y actúan sin temor. Son disciplinados cada día, piensan en hacer primero las cosas que tienen prioridad. A menos que sea su trabajo, las redes sociales pueden esperar hasta más tarde. Hay que evitar distraerse, esto retrasa innecesariamente las tareas.

Completar tareas da una sensación de satisfacción. Revise el plan regularmente para evaluar su progreso, cada día, semana, mes, trimestre y año. Celebre sus éxitos, aprenda las lecciones y haga planes para el próximo período; es un ciclo.

David Gómez (Bien Pensado): Hablemos del principio 9. Creo que es el más complicado: delegar. Sobre todo para los emprendedores, porque queremos hacerlo todo y además creemos que tenemos más conocimiento que los demás y que nadie lo hará como nosotros.

9. Delegue

No es posible hacer todo nosotros mismos, hay que permitir que otras personas nos ayuden, no es cierto que hagamos las cosas mejor que los demás. Hay personas que pueden hacer el trabajo mejor que nosotros, hay que pedir ayuda y hay que hacerlo ahora. Eso lo hace mejor líder y hace crecer su negocio. Hay que liberarse de tareas que no necesitan nuestra atención. Es posible estandarizar procesos y tenerlos por escrito para facilitar el trabajo de los demás y garantizar que comprenden mejor el funcionamiento.

David Gómez (Bien Pensado): Uno de los mayores obstáculos para delegar es el hecho de que no se tiene el tiempo para entrenar a las personas, el explicar y entregar el trabajo…

Carol Mwazi (Huru Consult): Claro, además les exigimos sobre un trabajo al cual no se le da soporte, no se les guía y no se les da instrucción ni seguimiento.

David Gómez (Bien Pensado): Bueno, llegamos a un principio muy interesante: Relajarse

10. Relájese

Este principio me encanta, porque después de tanto trabajo, es muy importante y necesario tomarse unos minutos diarios para conectarse consigo mismo. Recargar baterías y tomarse el tiempo para hacer lo que le gusta. Para esto hay que sacar el tiempo a diario, así sean 15 minutos como unas mini vacaciones para disfrutar algo por ese periodo de tiempo.

David Gómez (Bien Pensado): Maravillosas recomendaciones; es hacerse cargo de uno mismo y de sus asuntos. ¡Muchas gracias Carol!

Acerca de Carol Mwazi

Carol es Catalizadora de Cambio en Huru Consult Ltd., compañía de consultoría que fundó en 2007, después de 16 años de carrera corporativa en la banca. Huru Consult ayuda a las organizaciones a desplegar todo su potencial a través de entrenamientos a la medida, consultoría y coaching, enfocándose en estrategia, desarrollo organizacional, manejo financiero, emprendimiento, liderazgo y desarrollo personal. Ha facilitado diferentes programas de entrenamiento en Kenia, Uganda, Etiopía y Túnez, así como en diferentes países de Africa, Latinoamérica, Europa Central, Asia y Medio Oriente. Carol es columnista de la revista Marketing Africa.


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Autor de Yellow, Detalles que Enamoran, Bueno, Bonito y Carito, El día que David venció a Goliat y Facebook Toolbox. Antes de fundar Bien Pensado trabajó para compañías como Coca-Cola, DuPont, Avery Dennison, Varta Rayovac y el Grupo Latino de Publicidad. Administrador de Empresas, Especialista en Psicología del Consumidor y MBA. Colombiano, lector compulsivo, testarudo por naturaleza y optimista por convicción. www.DavidGomezGomez.com

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4 thoughts on “10 principios para disparar la productividad

  1. “Limpiar el desorden … eliminar lo innecesario” En verdad q si es muy liberador, es como si pagaras una deuda o limpiaras tu disco duro, sientes una energía adicional para concentrarte en lo importante.
    Muy interesantes los 10 principios, fáciles de aplicar solo hay a tener disciplina para aplicarlos.
    Gracias.

  2. Me gusta mucho este tipo de tema, muchas veces nos cuesta tanto decir” NO” y terminamos cargándonos de problemas y dificultades ajenas que al final ni podemos ayudar a solucionar o tal vez lo único que logramos y permitimos es que, abusen de nuestra buena voluntad. Se puede ayudar, colaborar, cooperar, pero también tomar en cuenta que deben existir límites. En la organización debe prevalecer siempre el respeto.
    En esta sociedad actual se necesitan personas con valores, luchadores, que dirijan una empresa motivando y valorando el esfuerzo de sus empleados, que aporte beneficios a la humanidad. En el mundo de la economía y las finanzas, contamos con un joven empresario trader, inversionista y profesional, les hablo de Fernando Martínez Gómez-Tejedor, el cual brinda a la sociedad un abanico de elementos positivos.